Manche Menschen sind überall und jederzeit – selbst auf der Toilette –erreichbar. So weit sollte man zwar wirklich nicht gehen, aber ein ins Leere klingelndes Telefon ist für viele Anrufer heute einfach nicht mehr akzeptabel. Anrufbeantworter und Mailbox gelten inzwischen als Standard, eine freundliche Ansage leider nicht. Nutzen Sie alle Möglichkeiten, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen – auch per Anrufbeantworter und Mailbox.
Begrüßung
Beginnen Sie die Ansage Ihres Anrufbeantworters oder Ihrer Mailbox mit einem netten Tagesgruß, z.B. mit "Guten Tag" oder "Grüß Gott" (im süddeutschen Raum). Für den Anrufer ist es sowohl im Geschäftlichen als auch im Privaten hilfreich, wenn Sie Ihren vollen Namen sagen. Denn wenn Sie nur Ihre Telefonnummer oder nur Ihren Nachnamen nennen, ist er vielleicht unsicher, ob er die richtige Nummer notiert und den richtigen Anschluss erreicht hat, und verzichtet auf eine Nachricht.
Begründung für Ihre Abwesenheit
Im privaten Bereich müssen Sie in Ihrer Anrufbeantworter- oder Mailboxansage keinen Grund oder die Dauer Ihrer Abwesenheit nennen, wenn Sie finden, dass dies niemanden etwas angeht. Im geschäftlichen Bereich ist es sinnvoll, zu sagen, wann Sie wieder da sind. Oft ist es auch aus Marketing-Gründen geschickt, einen Grund für Ihre Abwesenheit zu nennen.
Beispiel: "Guten Tag, Sie sind mit der IT-Beratung Gert Bergmann verbunden. Ich bin gerade auf der Systems in Hannover, um mich für Sie auf den neuesten Stand upzudaten und Ihnen top-aktuelle Angebote mitzubringen. Ab Montag bin ich wieder persönlich unter dieser Nummer für Sie da."
Bitten Sie ausdrücklich um eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter oder Ihrer Mailbox
Ob Sie Anrufern die Gelegenheit geben, auf Ihrem Anrufbeantworter oder Ihrer Mailbox eine Nachricht zu hinterlassen, ist eine Frage Ihrer Betriebsgröße, Ihrer Tätigkeit und des Profils Ihrer Kunden. Sind Sie beispielsweise im Einzelhandel oder in einer Arztpraxis tätig, sollten Sie bei einer reinen Bandansage bleiben, die deutlich macht, wann Sie wieder telefonisch zu erreichen sind. In solchen Fällen genügt es, wenn Sie Ihre Büro-, Sprech- oder Ladenöffnungszeiten und ggf. eine Notfallnummer angeben.
Eventuell Alternative bieten
Wenn Sie Ihren Kunden Service bieten wollen, nennen Sie Alternativen:
- Teilen Sie Ihre (geschäftliche) Handy-Nummer mit, wenn Sie dort, wo Sie gerade sind, Anrufe entgegennehmen können.
- Bieten Sie an, Ihnen eine E-Mail zu schicken (vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Adresse zu nennen).
- Oder verweisen Sie auf einen Kollegen bzw. eine Kollegin mit Namen und Durchwahlnummer, der oder die ersatzweise für ein Gespräch zur Verfügung steht.
Je nach Branche, in der Sie arbeiten, kann es zusätzlich ausgesprochen sinnvoll sein, in Ihrer Anrufbeantworter- oder Mailboxansage auf eine Hotline oder eine Notfallnummer zu verweisen, unter der Sie bzw. ein Kollege auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu erreichen ist. Das ist ein sehr schöner Service!
So bekommen Sie die Informationen, die Sie benötigen
Eine für den Empfänger verwertbare Nachricht auf einem Anrufbeantworter oder einer Mailbox zu hinterlassen scheint manchmal gar nicht so einfach zu sein. Rechnen Sie damit, dass Anrufer ungeübt, überrascht oder schlicht schusselig sind. Selbst geschulte Telefonierer haben einmal einen schlechten Tag und vergessen, ihre Rückrufnummer zu hinterlassen. Stellen Sie deshalb eine klare Handlungsanweisung in den Mittelpunkt Ihrer Anrufbeantworter- oder Mailboxansage:
- Statt: "Nach dem Signalton können Sie eine Nachricht hinterlassen."
- Besser: "Nennen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs."
Bedanken Sie sich für die Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter oder Ihrer Mailbox
Im privaten Bereich brauchen Sie das nicht, im geschäftlichen ist es aber höflich, sich für den Anruf zu bedanken bzw. Freude darüber auszudrücken. Sie haben schließlich Grund zu Freude und sind dankbar, wenn ein Kunde Sie und nicht die Konkurrenz anruft. Das können Sie ganz kurz machen:
- "Vielen Dank für Ihren Anruf."
- "Ich freue mich über Ihre Nachricht."