Einige Chefs zieren sich immer noch, ihre Sekretärinnen den elektronischen Posteingang für sie organisieren zu lassen. Das hat gleich mehrere Nachteile: Für die Vorgesetzten bedeutet das jede Menge unnötige Arbeit und Ihnen gehen wichtige Infos verloren. Die Chefentlastung wird durch diese Arbeitsweise erheblich erschwert.
Ein häufiger Grund, weshalb Chefs nicht möchten, dass ihre Sekretärinnen ihren E-Mail-Eingang bearbeiten, ist, dass sie auch private E-Mails empfangen. Dies sollte kein Hinderungsgrund sein, ist es aber trotzdem für viele Vorgesetzte. Möglicherweise ist dieser E-Mail-Tipp die Lösung, wennauch Ihr Chef aus seinem Posteingang ein Geheimnis macht:
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Überzeugen Sie Ihren Chef, dass er zwei E-Mail-Adressen nutzt: die Adresse Sein.Name@Firma.de für die Korrespondenz, die er selbst privat erledigen möchte. Für die allgemeine Chefkorrespondenz, die Sie für ihn erledigen, hat er die E-Mail- Adresse geschaeftsleitung@Firma.de.
Durch die Einführung dieser zwei E-Mail-Adressen erreichen Sie, dass es nicht zu Überschneidungen kommt: Alle Nachrichten, die an die Adresse geschaeftsleitung@Firma.de geschickt öffentlich werden, bearbeiten Sie zuerst für Ihren Chef. Ihr Administrator hat es schnell eingerichtet, dass diese E-Mails in Ihrem Posteingang abgelegt werden.
Stellen Sie die Vorteile für Ihren Chef in den Vordergrund
1. Sie können Spams aussortieren.
2. Sie beantworten einfache E-Mails für ihn.
3. Sie sortieren seine Post nach Prioritäten: E-Mails, die er nur lesen muss – Info-E-Mails –, schieben Sie in einen anderen Ordner.
4. E-Mails, die er dringend bearbeiten muss, geben Sie ein Prioritätenkennzeichen.