Machen Sie zunächst Ihren persönlichen Ablage-Check. Setzen Sie ein Kreuzchen bei "ja" oder "nein" und finden Sie mit der anschließenden Auswertung heraus, ob Sie Ihre Ablage anders organisieren sollten.
| stimmt? | ||
| ja | nein | |
| Ich weiß, welches Registraturmittel (Ordner, Hänge- mappen usw.) für welchen Zweck geeignet ist. | ||
| Meine Ablage ist optimal eingerichtet. Ich finde mich schnell zurecht. | ||
| Ich habe den Mut, ein besonderes System für die Ablage vorzuschlagen, wenn das vorhandene nicht zweckmäßig ist. | ||
| Ich habe Unterlagen immer - ohne Suchen - griffbereit. | ||
| Meine Vorgesetzten und meine Vertretung finden sich in meiner Ablage zurecht. | ||
| Ich habe alle laufenden Vorgänge griffbereit am Arbeitsplatz. | ||
| Ich kann entscheiden, was aufgehoben wird und was nicht. | ||
| Ich kenne die gültigen Aufbewahrungsfristen. | ||
| Ich habe mir Termine zur regelmäßigen Ablage gesetzt. | ||
| Ich kenne verschiedene Möglichkeiten, meine Ablage zu reduzieren. | ||
| Ich arbeite mit Kontrollvermerken, wenn ich etwas verliehen habe. | ||
| Ich sortiere meine Ablage regelmäßig und nach den Aufbewahrungsfristen aus. | ||
| Geben Se sich nun für jedes JA 1 Punkt und für jedes NEIN 0 Punkte. |
Auswertung Ablage-Check
| 0 - 4 Punkte | Sie haben kein System in Ihrer Ablage und können sich schlecht organisieren. |
| 5 - 7 Punkte | Sie versuchen, Ihre Ablage in den Griff zu bekommen, sind aber nicht konsequent genug. |
| 8 - 10 Punkte | Ihre Ablage ist gut, kann aber noch verbessert werden. |
| 11 - 12 Punkte | Herzlichen Glückwunsch! Ihre Ablage ist optimal organisiert. |
Prinzip 1: Legen Sie den Ort der Ablage fest
Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll. Je eindeutiger Sie den Ort der Ablage bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wiederfinden.
Prinzip 2: Legen Sie den firmeninternen Wert der Ablage fest
Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken. Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente aus Ihrer Ablage.
Prinzip 3: Legen Sie die Art der Ablage fest
Diese drei Arten von Ablage gibt es:
- in Papierform,
- als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server,
- als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem.
Idealerweise beschränken Sie sich auf zwei Arten von Ablage: Papier und PC. Diese beiden Arten von Ablage sollten dann aber auch auf die gleiche Art und Weise strukturiert sein. Das bedeutet, dass Sie keine getrennte E-Mail-Ablage haben sollten, sondern eine E-Mail direkt dem betreffenden Vorgang zuordnen.
Auch wenn Ihnen das ungewohnt erscheint: Ziehen Sie E-Mails nicht mehr in Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm, sondern speichern Sie sie in Ihrer elektronischen Ablage ab. Öffnen Sie dafür die E-Mail und klicken Sie auf SPEICHERN UNTER. Legen Sie sie wie die anderen Dokumente auch in Ihrer elektronischen Ablage auf dem Server ab.
Prinzip 4: Beachten Sie zwei Formen der Aufbewahrungsfristen in Ihrer Ablage
1. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
2. Interne Aufbewahrungsfristen