Sekretärinnen und Assistentinnen treten immer öfter aus Ihrer traditionellen Rolle heraus und übernehmen Projekte in eigener Verantwortung. Sie arbeiten ziel-, ergebnis- und kostenorientiert. Dieser Trend lässt sich in den Vorzimmern der Chefetagen in den letzten Jahren deutlich feststellen.
Hier für Sie nützliche Tipps, wie Sie ein Projekt schnell und effizient abwickeln können:
Machen Sie ein Brainstorming.
Schreiben Sie alles auf, was Ihnen im Zusammenhang mit dem Projekt einfällt: die Vorgehensweise, die Aufgaben, die Personen, von denen Sie Informationen oder Entscheidungen brauchen. Egal, wie nebensächlich Ihre Idee erscheinen mag, schreiben Sie sie auf. Notieren Sie auch gleich den geschätzten Zeitaufwand dazu.
Wichtig: In Ihrem Brainstorming müssen Sie keine Reihenfolge einhalten, sondern nur Ihre Gedanken festhalten.
Bestimmen Sie die zeitliche Abfolge.
Schreiben Sie jede einzelne Aufgabe oder jeden Schritt auf eine Karteikarte, zusammen mit dem geschätzten Zeitaufwand. Dann legen Sie die Karten auf einem großen Schreibtisch aus oder befestigen sie an einer Pinnwand, um einen Überblick zu haben. Versuchen Sie nun, die Karten in eine logische zeitliche Abfolge zu bringen. Wenn Sie irgendeinen Schritt vergessen haben, schreiben Sie ihn auf eine Karte und fügen Sie diese an der passenden Stelle ein.Fassen Sie unabhängige Aufgaben zusammen.
Es gibt Aufgaben innerhalb des Projekts, die nicht von der Fertigstellung einer vorangehenden Aufgabe abhängen. Diese können Sie zusammenfassen und sofort in Angriff nehmen.Bestimmen Sie den Startund Fertigstellungstermin für jede einzelne Aufgabe des Projekts.
Beginnen Sie damit, dass Sie an das Ende Ihrer Aufgabenreihe eine Karte legen, auf die Sie den geplanten Fertigstellungstermin des Gesamtprojekts schreiben. Planen Sie dabei eine Pufferzeit von 1 – 2 Wochen für unerwartete Verzögerungen ein. Arbeiten Sie sich nun, ausgehend von diesem Endtermin, Aufgabe für Aufgabe zurück.
Schreiben Sie auf jede Aufgabenkarte den Start- und Fertigstellungstermin, basierend auf der geschätzten Zeit, die auf jeder Karte für die betreffende Aufgabe steht. Wenn Sie bei der ersten Karte Ihrer Reihe angekommen sind, wissen Sie, wann Sie mit der Arbeit an Ihrem Projekt starten müssen.Übertragen Sie die Termine auf Ihren Timeplaner oder Ihren PC.
Tragen Sie jeden Schritt zum entsprechenden Datum in Ihren Planer ein. Sie können aber auch einfach alle Karten an Ihrer Pinnwand befestigen. So haben Sie, aber auch jeder andere, der an diesem Projekt mitarbeitet, sofort den Überblick.