Melanie F. fragt: Meine Kollegin und ich arbeiten im Doppelsekretariat für ein und denselben Chef. Das ist zwar einerseits schön, andererseits gibt es immer wieder Reibungspunkte aufgrund mangelnder Abstimmung. Haben Sie Tipps für uns, wie wir uns besser organisieren könnten?
Empfehlung: Zu zweit für einen Chef zu arbeiten hat viele Vorteile: Sie können sich gegenseitig unterstützen und haben immer einen Ansprechpartner. Allerdings hat diese Konstellation auch schlechte Seiten. Damit die Zusammenarbeit im Doppelsekretariat reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass Sie sich gut mit Ihrer Kollegin abstimmen.
3 Tipps, wie Sie die Herausforderung Doppelsekretariat meistern
1. Sorgen Sie für eine gute Aufgabenteilung
In der Praxis gibt es Doppelsekretariate mit klaren Aufgabenteilungen, in anderen Büros macht jede alles, so wie es kommt. Beides hat Vor- und Nachteile. Ich empfehle Ihnen eine klare Aufgabenteilung. So können einzelne To-dos effektiver bearbeitet werden, weil klar ist, wer der Ansprechpartner ist und somit auch in der Verantwortung steht.
Zudem gibt es sicherlich auch in Ihrem Doppelsekretariat Aufgaben, die Ihre Kollegin lieber macht als Sie und andersherum. Wenn Sie die Aufgaben nach den jeweiligen Stärken verteilen, kommt jede in den Genuss, die Aufgaben, die sie besonders mag, auch allein zu verantworten.
Nicht alle To-dos im Office sind dazu geeignet, klar verteilt zu werden: Wenn Sie gerne die Post bearbeiten, die Frühdienste aber mit Ihrer Kollegin abwechseln, würde sich eine späte Postbearbeitung negativ auf das Unternehmen auswirken. Beachten Sie auch, dass Ihre Kollegin auch dann, wenn Sie krank oder im Urlaub sind, wissen muss, wie Ihre Aufgaben erledigt werden müssen.
2. Organisieren Sie Ihre Übergabe
In einem Doppelsekretariat bietet es sich an, versetzt zu arbeiten. Gerade bei längeren Bürozeiten ist so sichergestellt, dass immer eine Kollegin anwesend ist und sich die Überstunden in Grenzen halten. Wichtig ist, dass Sie die Überschneidungszeiten täglich für eine kurze Übergabe nutzen.
Sprechen Sie folgende Dinge ab:
- Welche Aufgaben sind derzeit noch offen?
- Welche Rückmeldungen des Chefs stehen noch aus?
- Welche Feedbacks von internen Kollegen oder externen Kunden sind noch offen?
- Welche Termine oder Besprechungen stehen an? Wie weit sind diese bereits vorbereitet?
- Welche neuen Themen kamen auf und an welcher Stelle könnte es Fragen geben?
3. Kommunizieren Sie mit Ihrer Kollegin, um peinliche Situationen zu vermeiden
Gerade wenn sich Ihre und die Arbeitszeit Ihrer Kollegin nur wenig überschneiden, müssen Sie viel schriftlich kommunizieren, um auf den gleichen Wissensstand zu kommen. Denken Sie immer daran: Ihr Chef sollte am besten gar nicht merken, dass Sie gewechselt haben.
Beachten Sie dabei Folgendes:
- Machen Sie Randnotizen in Akten und Geschäftsvorgängen.
- Informieren Sie sich gegenseitig, welche Aufgaben Sie gerade bearbeiten. Selbst wenn die Kollegin die Aufgabe nicht weiterbearbeiten muss, sollte sie im Bedarfsfall über den Bearbeitungsstand Auskunft geben können.
- Richten Sie ein System ein, in dem Sie schon tagsüber Informationen oder Aufgaben an die Kollegin weitergeben. Die Aufgabenfunktion in Outlook eignet sich hierfür zum Beispiel sehr gut. Erstellen Sie Aufgaben für Ihre Kollegin und geben Sie ihr Zugriff auf Ihre Aufgabenliste, damit sie sieht, wo Sie gerade stehen, auch wenn Sie nicht anwesend sind.
- Deponieren Sie Akten an vereinbarten Plätzen. Verschieben Sie E-Mails in Unterordner nach einem gemeinsam festgelegten Prinzip. Dies gilt auch für die Papier-Ablage. Eine gute Absprache verhindert lange Suchzeiten und genervt wartende Chefs und Kollegen.