Ihr Arbeitstag war sehr anstrengend. Nach neun Stunden verlassen Sie Ihr Büro und freuen sich auf zu Hause. Irgendwie aber haben Sie das Gefühl, mit Ihrer Arbeit nicht viel erreicht zu haben. Und dennoch sind Sie irgendwie geschafft.
Keine Sorge, das muss kein persönliches Problem sein! Die Ursache kann in einem unzureichenden Zeitmanagement liegen und lässt sich durchaus beheben:
Sich klare Ziele setzen
Erste Voraussetzung ist allerdings, daß Sie sich klare Ziele setzen. Ein klares Ziel hat drei Vorteile: Erstens bilden Ziele die Grundlage für geradliniges (zielorientiertes) Handeln. Zweitens können Sie bei der Erreichung eines Ziels den Erfolg für sich verbuchen. Und Erfolg wirkt immer motivierend. Drittens bildet zielorientiertes Handeln die wichtigste Basis für effizientes Arbeiten.
Deutliche Prioritäten setzen
Der nächste Schritt zu einem effektiven Selbst- und Zeitmanagement führt Sie zu der Aufgabe, klare Prioritäten zu setzen. Die Fülle der auf Sie wartenden Arbeiten kann nicht auf einmal, nicht an einem Arbeitstag erledigt werden. Versuchen Sie, Ihre Arbeiten in drei Kategorien einzuteilen: sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig. Dazu können Sie sich verschiedene Dokumentenfächer anlegen oder die Arbeiten mit A, B und C markieren.
Das Pareto-Prinzip
Sie werden feststellen, daß Sie mit der Erledigung der wichtigsten Arbeiten auch den größten Anteil an Ihrem gesamten Arbeitsergebnis erzielen. Denn nach dem Pareto-Prinzip tragen lediglich 20 % Ihrer Aufgaben zu 80 % Ihres gesamten Arbeitsergebnisses bei. Sie müssen nur wissen, welche Arbeiten diesen Löwenanteil an Ihrem Ergebnis ausmachen.
Tätigkeiten analysieren
Eine aussagekräftige Tätigkeitsanalyse zu erstellen erfordert zwar einige Zeit, aber sie wird Ihnen später auch viel Zeit einsparen helfen. Um festzustellen, wo genau Sie unnötig Zeit verlieren, ist die detaillierte Analyse des Zeitanspruchs Ihrer Teilarbeiten unabdingbar.
Tabelle erstellen
In einer Tätigkeitsanalyse führen Sie alle Arbeiten auf, die sich ständig wiederholen. Beobachten Sie Ihre Arbeitstage ganz genau, am besten über den Zeitraum von einer Woche. Ob Sie kopieren, Kaffee kochen oder telefonieren, alles sollte mit einer genauen Zeitangabe festgehalten werden. Am einfachsten geht das mit einer Tabelle. Teilen Sie die Tabelle in die Spalten
- Zeitraum,
- Tätigkeit,
- sehr wichtig,
- wichtig,
- weniger wichtig
ein. Auf diese Art können Sie Ihre Arbeiten sofort in einem Schritt nach ihrer Wichtigkeit klassifizieren.
Tabelle auswerten
Für die Auswertung der Tabelle bietet sich eine Infografik an. Sie können aber auch einfach die Summen der Minuten pro Tätigkeit addieren. Nun sehen Sie ganz genau, wo sich Ihre „Zeitdiebe“ verstecken. Vermutlich wird das Ergebnis Sie in einigen Bereichen verwundern. Wenn Sie beispielsweise feststellen, daß Sie für Dienstgänge oder Kopierarbeiten zuviel Zeit aufwenden, ist dies der Anlaß dafür, solche Arbeiten künftig zu delegieren.
Tages-Ablauf-Planung
Der nächste Schritt zum erfolgreichen Selbstmanagement ist eine Tages- Ablauf-Planung. Damit fixieren Sie schriftlich, was Sie am gerade begonnenen Tag erledigen möchten. Auch dafür bietet sich eine Tabelle an. Dank Ihrer Tätigkeitsanalayse wissen Sie ja nun, wie lange Sie für einzelne Arbeiten brauchen.
Die Tabelle für Ihre Tages-Ablauf- Planung sollte folgende Spalten enthalten:
- Aufgabe
- Zeitraum
- Wichtig?
- Bemerkungen
- Erledigt?
- Was muß auf morgen verschoben werden?
Zu Beginn des Arbeitstages tragen Sie alle anstehenden Arbeiten in Ihren Tagesplan ein. Da sich immer etwas dazwischenschieben kann, kalkulieren Sie auch Pufferzeiten mit ein.
Sobald sich die Routine mit der Tagesplanung einstellt, werden Sie merken, daß dieser Plan Ihnen hilft, Ihre Leistungen besser einzuschätzen.
Letztlich ist es auch ein gutes Gefühl, am Ende eines Tages schwarz auf weiß zu sehen, was Sie alles geleistet haben. Damit wird sich Ihr Unbehagen, daß Sie nicht genau wissen, was Sie eigentlich alles am Tage getan haben, nicht mehr so schnell einstellen können.