Nicht selten entwickeln sich einzelne Projekte und Vorgänge durch Änderungen und Ergänzungen zu hohen Papierstapeln. Auch im Bereich Ablage können Farben Sie hervorragend unterstützen. Hier ein Tipp aus der Fachpublikation „Der Organisations-Berater“: Markieren Sie die verschiedenen Unterlagenarten farbig! Das heißt: Schreiben Sie dafür einfach auf, welche Unterlagenarten bei Ihren Aufträgen oder Projekten entstehen.
Ordnen Sie diesen Rubriken dann Farben zu.
- Blau: Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Kopien von Belegen über Anzahlungen oder Abschlagszahlungen
- Grau: alles, was mit Materialbeschaffung zu tun hat
- Gelb: Skizzen, Vermaßungen, Berechnungen, Entwürfe
- Grün: fertige Pläne
- Rot: alle neu hinzukommenden Notizen (bitte immer sofort mit Datum versehen!) und Korrespondenzen, die erst nach Bearbeitung in die anderen Rubriken überführt werden
Welche „Hardware“ Sie dabei benutzen, hängt von Ihren Anforderungen, Gewohnheiten oder Vorlieben ab. Infrage kommen:
- Heftung – farbige Ösenhefter, die in einem auftrags-/projektbezogenen Stehordner Platz finden, oder
- Loseblattablage – farbige Aktendeckel, mit denen Sie einen Hängeordner unterteilen.
Tipp:
Im Bürohandel erhalten Sie Hängemappen mit festem Boden, beispielsweise mit 2,5, 5 oder 6 cm Tiefe. Hier haben auch umfangreiche Unterlagen Platz.
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