Eine gute Vorbereitung sichert Ihnen den halben Verhandlungserfolg

Als Assistentin und Sekretärin führen Sie in Ihrem beruflichen Alltag zahlreiche Verhandlungen. Oft sind es für Sie Gespräche, die erst bei näherem Hinsehen Verhandlungscharakter haben, etwa wenn Sie einem Mitarbeiter nahebringen wollen, dass er eine Abendschicht einlegen muss, weil Ihr Chef die Unterlagen unbedingt morgen Früh auf dem Tisch haben will. Oder wenn Sie den Vorsteher der abendlichen Putzkolonne davon überzeugen wollen, dass das Putzergebnis nicht Ihren Vorstellungen entspricht und warum sich in dieser Richtung sofort etwas ändern muss. Solche kleineren oder größeren Verhandlungen führen Sie täglich und meist ganz intuitiv und der Situation angepasst.

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Sichern Sie sich so den Erfolg einer Verhandlung

Im heutigen Tipp erfahren Sie, wie Sie sich mit einer guten Vorbereitung auf Ihre nächste Verhandlung bereits den halben Verhandlungserfolg sichern.

Geben Sie Ihren Verhandlungen eine klare Struktur, und verlieren Sie den roten Faden nicht. Damit erhöhen Sie Ihre Chancen, die Verhandlung zu führen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für Ihren Verhandlungserfolg ist die Vorbereitung.

Grundregel: Vor wichtigen Verhandlungen sollte der Zeitaufwand der Vorbereitung ungefähr der der geplanten Dauer der Verhandlung entsprechen.

Das sind die wichtigsten Vorbereitungspunkte für Ihre Verhandlungen:

1. Das Ziel:

Legen Sie das Ziel fest, mit dem Sie in die Verhandlung gehen wollen. Überlegen Sie sich auch, auf welchem Weg Sie dieses Ziel am sichersten erreichen wollen. Skizzieren Sie in Stichpunkten einen Verhandlungsleitfaden. So geben Sie der Verhandlung vorab die von Ihnen gewünschte Struktur.
Machen Sie sich klar, ob ein Teilergebnis für Sie akzeptabel sein kann oder ob Sie die Verhandlung abbrechen werden, wenn das gesteckte Ziel zu diesem Zeitpunkt unerreichbar ist.

2. Die Strategie:

Optimal ist es, wenn Ihr Verhandlungspartner und Sie mit dem Ergebnis des Gesprächs zufrieden sind. Das ist besonders dann positiv, wenn Sie mit Ihrem Gesprächspartner häufiger zu tun haben, denn auf Dauer sollte nicht einer von Ihnen beiden sich übervorteilt fühlen. Schaffen Sie mit dieser „Win-Win-Strategie“ die Grundlage für eine dauerhaft positive Geschäftsbeziehung, die davon lebt, dass beide Seiten zu ihrem Recht kommen.
Arbeiten Sie den Nutzen für Ihren Verhandlungspartner heraus. Denken Sie sich in Ihr Gegenüber hinein. Wo liegen seine Interessen? Was sind seine Lieblingsthemen? Worauf reagiert er gereizt? Überlegen Sie sich schon im Vorfeld des Verhandlungsgesprächs so viele Vorteile für Ihren Verhandlungspartner wie möglich (z. B. Preisvorteil, Werbung, Image, Qualität, persönliche Betreuung usw.). Erwähnen Sie diese Vorteile während der Verhandlung niemals nebenbei, sondern setzen Sie sie gezielt als Highlight oder als Nachteile-Blocker ein. Das heißt: Bringen Sie den Vorteil unmittelbar, nachdem Ihr Verhandlungspartner einen Nachteil erwähnt hat. Und: Bewahren Sie sich einen besonderen Vorteil für den Schluss der Verhandlungen auf, den Sie sozusagen abschließend als Trumpf ausspielen.

3. Der Rollentausch:

Überlegen Sie sich schon bei der Vorbereitung auf Ihr Gespräch, welche Interessen, Vorbehalte, Prioritäten die Gegenseite haben könnte und welche Argumente Sie dagegen haben, die Sie Ihrem Ziel näher bringen.

4. Ihre Argumente:

Liefern Sie Daten und Fakten. Jedes Ihrer Nutzenargumente sollten Sie hieb- und stichfest mit Beweisen untermauern können.
Sammeln Sie also im Vorfeld Unterlagen und Materialien, die Ihre Aussagen bestätigen. Nur so wirken Sie für Ihren Gesprächspartner überzeugend und beeindruckend

5. Die Gegenargumente

Bereiten Sie sich auf alle möglichen Gegenargumente vor, die Ihnen einfallen. Denn Ihr Verhandlungsgegner wird ebenfalls mit Argumenten auftrumpfen. Listen Sie diese Einwände und Argumente im Vorfeld der eigentlichen Verhandlung auf. Überlegen Sie sich dazu die jeweils passenden Gegenargumente. So sind Sie gewappnet und verschaffen sich Sicherheit für das bevorstehende Verhandlungsgespräch.

Muster-Checkliste zur Verhandlungsvorbereitung

Gesprächspartner: Gabriele Koller
Datum, Uhrzeit: 7. Oktober 2...
Treffpunkt: Büro Dr. Mertens
Weitere Beteiligte: Otto Harmsen
Ziel des Gesprächs: Gehaltserhöhung von 250 Euro
Minimalziel: Gehaltserhöhung von 200 Euro
Begründung pro: Aufstellung erfolgreicher Projekte
Begründung kontra: Finanzsituation des Unternehmens
Standpunkt des Gesprächspartners: derzeit generell keine Erhöhungen
Übereinstimmungen: Projekte waren sehr erfolgreich
Abweichungen: /
Mögliche zusätzliche Probleme: /
Einigung: nein
Vertagung: bis Abschluss des Projekts xy
Neuer Termin: 14. November 2...
Abbruch der Verhandlungen: /
Anderer Gesprächspartner: nein
Mitzubringen: Projektbericht xy
Gemeinsame Lösung: nicht erzielt

Verhandlungsablauf: Sichern Sie sich weiterhin Erfolg

1. Das Ziel

Achten Sie darauf, dass Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Immer wieder stellen Gesprächspartner ein gemeinsames Interesse für eine bestimmte Sache fest oder verlieren sich in andere Themen. Kehren Sie nach einem Exkurs in andere Bereiche immer wieder zu Ihrem gesteckten Ziel zurück!
Sie haben das Ziel der Verhandlung für sich genau definiert. Aber was ist mit der anderen Seite? Hat Ihr Partner das gleiche Ziel? Es kostet unnötig viel Zeit und Energie, wenn Sie von unterschiedlichen Zielen sprechen.
Klären Sie zu Beginn Ihrer Verhandlung genau, welches das Ziel ist, und formulieren Sie es schriftlich. Um sich explizit darauf vorzubereiten, können Sie mit Ihrem Verhandlungspartner vorab das genaue Ziel definieren. Dazu reicht ein Anruf aus!

2. Die Atmosphäre

Steuern Sie in einem Gespräch nicht gleich auf Ihr Ziel zu. Schaffen Sie für sich und ihren Gesprächspartner eine angenehme Gesprächsatmosphäre, und tasten Sie sich mit Smalltalk an das Wesentliche heran, wenn es sich nicht um einen schwierigen oder unangenehmen Gesprächsinhalt handelt. Reden Sie erst einmal über unverfängliche Themen wie Urlaub oder Hobbys, bevor Sie zum Geschäft kommen. So können sich beide Seiten aufeinander einstellen.

3. Hören Sie zu

Reden Sie sich nicht um Kopf und Kragen, sondern lassen Sie den anderen zu Wort kommen. Zuhören signalisiert Interesse, ist ein Zeichen von Höflichkeit und gibt dem Reder das Gefühl, ernst genommen zu werden. Das möchten Sie für sich schließlich auch.

4. Seien Sie beharrlich

Nicht immer stellt sich der gewünschte Erfolg eines Gesprächs schon im ersten Anlauf ein. Sie können ein Gespräch bei wenig Aussichten auf eine Klärung vertagen.
Bleiben Sie hartnäckig, wenn Sie von Ihrer Idee überzeugt sind.
Lassen Sie sich nicht verunsichern, und setzen Sie sich ein.
Halten Sie für alle Gegner und Zweifler gute Pro-Argumente bereit, und kalkulieren Sie mögliche Einwände in Ihre Argumentation

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