Wenn Sie ausfallen, durch längeren Urlaub oder Krankheit, sollten Sie kompetent vertreten werden. Legen Sie deshalb gleich jetzt zu Beginn des Jahres ein Benutzerhandbuch für Ihre Tätigkeit an:
1. Machen Sie eine Aufstellung aller Tätigkeiten, die zu Ihrem Aufgabengebiet gehören. Diese Liste ergibt eine Arbeitsplatzbeschreibung, nach der sich eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung richten kann.
2. Suchen Sie dann die komplexeren wiederkehrenden Aufgaben heraus. Nummerieren Sie die einzelnen Tätigkeiten durch, und verwenden Sie die Liste als Inhaltsverzeichnis für Ihr Handbuch.
3. Erstellen Sie für jede dieser Tätigkeiten einen kurzen Leitfaden. Erläutern Sie Schritt für Schritt, wie vorgegangen werden muss. Achten Sie darauf, jeweils die Länge einer DIN-A4-Seite nicht zu überschreiten, damit die Aufstellung übersichtlich bleibt. Legen Sie alles in einem Ordner ab.
4. Geben Sie diesen Ordner einer Kollegin zum Gegenlesen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Aufzeichnungen auch für Nicht-Insider verständlich sind. Arbeiten Sie gegebenenfalls Änderungen in Ihr Skript ein.
5. Weisen Sie Ihren Chef auf das Benutzerhandbuch hin, und deponieren Sie es gut sichtbar in Ihrem Büro.