Viele Formularbenutzer, auch Sekretärinnen, fühlen sich durch Formulare in ihrer Arbeit beschränkt. Doch Formulare sind nicht dazu gedacht, Ihrer künstlerischen Kreativität freien Lauf zu lassen, sondern ermöglichen Ihnen, mit wenigen Worten und geringem Zeitaufwand das Wichtigste festzuhalten. Nach einem Gespräch beispielsweise brauchen Sie keine Zeit mehr mit Erklärungen zu verschwenden - die gewissenhaft ausgefüllte Gesprächsnotiz hat bereits klare, eindeutige Aussagen getroffen.
Formulare haben eindeutige Vorteile: Das einfache Erfassen, die rationelle Aufbereitung, die übersichtliche Darstellung und die klare Gliederung der Daten.
Praktische Musterformulare für Ihr Sekretariat finden Sie in Der Sekretärinnen BriefeManager.
Formulare erleichtern die Kommunikation
Formulare sind praktisch und vereinfachen die Kommunikation zwischen Ihnen und allen Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Aber hier kommt es auf gute Formulare an. Gute Formulare sorgen für gute Verständlichkeit, Ordnung und Aufmerksamkeit. Sind Formulare schlecht strukturiert, kann es passieren, dass Ihnen später wichtige Informationen fehlen oder Sie immer wieder von Kollegen durch Rückfragen gestört werden.
Setzen Sie immer dann Formulare ein, wenn Sie:
- strukturierte Daten aufnehmen wollen
- Übersichtlichkeit lieben
- alles gern ordentlich haben
- Informationen festhalten und weitergeben müssen
- Zeit sparen möchten
Sollte man Formulare nur firmenintern einsetzen?
Sollten Formulare nur innerhalb des eigenen Unternehmens eingesetzt werden? Oder ist es nicht viel sinnvoller, Formulare auch dazu zu nutzen, Informationen von Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu erlangen?
Natürlich können Sie Formulare auch extern einsetzen. Ein Beispiel für ein sinnvolles Formular, das vorzugsweise zum externen Einsatz kommt, ist ein Reservierungsformular für ein Hotel. Das Hotel hat damit alle erforderlichen Daten auf einen Blick und Sie denken daran, alle Angaben zu machen, damit Ihr Chef beim Ein- und Auschecken keine Probleme hat.
Mein Tipp: Formulare dienen nicht nur der einfachen Abwicklung von Arbeitsvorgängen, sondern können gleichzeitig auch Werbeträger für Ihr Unternehmen sein. Nutzen Sie diesen zusätzlichen kostenlosen Werbeeffekt, wenn er dem eigentlichen Zweck Ihrer Formulare nicht widerspricht.
So sorgen Sie dafür, dass Ihre Formulare gut lesbar sind
An der Lesbarkeit eines Formulars können Sie seine Qualität messen. Die Lesbarkeit wird ganz entscheidend durch folgende Umstände bestimmt:
- Wählen Sie eine Schrift, die sehr lesefreundlich ist.
- Die Schriftgröße für Ihre Formulare sollte nicht unter 12 Punkt liegen, insbesondere, wenn es auch als Faxformular genutzt wird.
- Versuchen Sie nicht, den Zeilenabstand so gering wie möglich zu halten, nur damit Sie noch mehr Text auf einer Formularseite unterbringen.
- Gliedern Sie längere Zahlen für Konto-, Telefon-, Artikel- oder Bestellnummer immer in Zweier- oder Dreiergruppen. So vermeiden Sie Lese- und Schreibfehler und Verwechslungen.
Beachten Sie: Gestalten Sie Ihre Formulare so eindeutig wie nur möglich. Lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse. Bitten Sie branchenfremde Personen, Ihre Formulare zu "begutachten" und auf missverständliche Angaben und Fragen hin zu untersuchen.
Achtung: Wenn Sie Ihre Formulare auch per Telefax verschicken, sollten Sie auf Rasterflächen verzichten. Denn die Übertragungszeit verlängert sich erheblich, wenn Raster oder dicke Balken übertragen werden. Die Folge: Ihre Formulare verursachen unnötig hohe Telefaxgebühren.