Stressige Situationen, Hektik im Büro, Termindruck und Abgabefristen sind sicher auch für Sie keine Unbekannten. In meinen Seminaren höre ich, dass der Stresspegel der Teilnehmerinnen immer weiter steigt. Doch für den Stress ist nicht ausschließlich die Außenwelt verantwortlich. Wir sorgen meist selbst dafür, indem wir uns zusätzlich unter Druck setzen. Lesen Sie hier, wie Sie es schaffen, den äußeren Stress nicht weiter zu multiplizieren.
Strategie 1. Legen Sie Ihren Hang zum Perfektionismus ab
Gehören Sie auch zu den Menschen, die ihre E-Mails 2-mal lesen, bevor sie die abschicken? Achten Sie auch darauf, dass sich bei einer zusammengestellten PowerPoint-Präsentation aus unterschiedlichen Dateien die Überschriften der Folien auf der exakt gleichen Höhe befinden und auch die Schriftart und -größe identisch sind?
Verlieren Sie sich gerne in Detailarbeit, wo manchmal das große Ganze wichtiger wäre? Dann gehören Sie wohl auch zu den Personen, die einen Hang zum Perfektionismus haben.
Gründlich und genau zu arbeiten ist zunächst nichts Negatives. Wenn Sie aber merken, dass Sie mit Ihren To-dos nicht fertig werden, weil Sie jede Aufgabe zu 150 % erfüllen möchten, sollten Sie sich Gedanken machen. Versuchen Sie in Zukunft zu hinterfragen, wie genau Sie die Ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen sollen.
Möchte Ihr Chef eine Präsentation, die optisch tadellos aussieht, oder braucht er lediglich die Informationen für sich? In letzterem Fall können Sie sich eine Überarbeitung der Formatierung möglicherweise sparen.
Strategie 2. Versuchen Sie, es nicht allen recht machen zu wollen
Als Assistentin ist man schnell das „Mädchen für alles“. Sicherlich ist es Teil des Jobs, Ihre Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen. Allerdings sollten Sie aufpassen, dass Ihre Hilfsbereitschaft nicht ausgenutzt wird. Ich habe über viele Jahre selten eine Aufgabe abgelehnt, die an mich herangetragen wurde.
Die Reisebuchungen der Kollegen, die Ausarbeitung einer Exceltabelle für meine Büronachbarin – gerne habe ich unterstützt, wo Hilfe gebraucht wurde. Dabei habe ich mich selbst und meine To-dos nach hinten gestellt, mit der Konsequenz, dass ich dann nach Feierabend nacharbeiten musste.
Setzen Sie Grenzen, wenn Sie merken, dass es Ihnen zu viel wird. Sagen Sie „Nein“, wenn Ihre Kollegin oder Ihr Kollege Sie bittet, eine Aufgabe zu übernehmen, die eigentlich nicht auf Ihren Schreibtisch gehört. Sie werden deshalb nicht gleich unbeliebt. Recht machen können Sie es ohnehin nicht allen – in erster Linie sollten Sie auch einmal auf sich selbst achten.
Strategie 3. Nehmen Sie Hilfe an
Was tun Sie, wenn Sie vor lauter Aufgaben nicht wissen, wo Ihnen der Kopf steht? Holen Sie sich Hilfe oder beißen Sie sich durch? Haben Sie Bedenken, Ihrem Chef zu sagen, dass Sie Ihre To-do-Liste nicht abarbeiten können, weil Sie Angst haben, dass er denkt, Sie arbeiten zu langsam?
Falls Sie zu diesen Arbeitstieren gehören, die bereits am Rande eines Burnouts stehen, sollten Sie handeln. Sie müssen nicht alles allein schaffen. Es ist kein Zeichen von Schwäche, wenn Sie um Hilfe bitten. Tun Sie es und – noch wichtiger – nehmen Sie die auch an. Mit Unterstützung geht es nicht nur schneller, sondern auch viel leichter.
Strategie 4. Hören Sie auf, alles planen zu wollen
Detaillierte Pläne zu aufzustellen, ist vorbildlich und hilft, stets einen Überblick über die Aufgaben, ein Projekt oder ein Ziel zu haben. Je besser es geplant ist, desto genauer weiß man, was zu tun ist. Allerdings kostet Plänemachen viel Zeit und kann Stress verursachen, denn es ist fast unmöglich, jedes Risiko einzuplanen.
Achten Sie darauf, sich nicht zu sehr auf die Planung zu konzentrieren. Sobald Sie mehr Zeit für die Planung als für die Umsetzung benötigen, läuft etwas falsch. Haben Sie Vertrauen, dass Sie die Situation auch meistern können, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Das Schlimmste, was passieren kann, ist oft gar kein Weltuntergang.
Strategie 5. Machen Sie eines nach dem anderen
Je mehr Aufgaben sich auf unserer To-do-Liste befinden, desto mehr geraten wir in Stress. Ganz automatisch begegnen wir der Menge an Aufgaben mit einer noch höheren Geschwindigkeit. Wir glauben, noch schneller arbeiten zu müssen, um die lange To-do-Liste noch schneller bewältigen zu können.
Setzen Sie sich nicht unter einen zusätzlichen Zeitdruck. Sie müssen keinen Wettbewerb gewinnen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie trödeln sollen. Lassen Sie sich einfach nicht von der Menge an Aufgaben verleiten, „schnell, schnell“ zu machen. Meist entstehen so Fehler. Machen Sie eines nach dem anderen. Konzentriert und kontrolliert erreichen Sie so am Ende sicher Ihr Ziel.
Fazit:
Für den Stress sind wir selbst mitverantwortlich Nicht nur die äußeren Stressfaktoren sind schuld daran, dass wir uns fühlen, wie in einem Hamsterrad. Wie stark die Stressreaktion ausfällt, hängt auch davon ab, wie viel Stress wir uns selbst machen.
Analysieren Sie einmal Ihre inneren Stressverstärker anhand der 5 Beispiele und halten Sie sich an die Strategien, um den äußeren Stress nicht weiter zu verstärken. Sie werden damit Ihre Stressbelastung wesentlich senken.