Das kennen Sie: Der Tag beginnt ganz ruhig, doch je später es wird, desto mehr Aufgaben kommen auf Sie zu. Gerade dann ist es wichtig, dass Sie selbst unter enormem Druck effizient bleiben. Das heißt: Sie setzen auch unter Stress Ihre Prioritäten. Damit Sie diese Ziele erreichen, wenden Sie sieben einfache Strategien an:
1. Vermeiden Sie Perfektionismus.
Unterscheiden Sie ganz genau zwischen dem, was Sie tun müssen, und dem, was Sie gerne tun würden, wenn Sie sehr viel Zeit hätten. So ist es z. B. unnötig, einen 10-Seiten-Bericht fertig zu machen und dafür länger im Büro zu bleiben, wenn Ihr Chef nur zwei Seiten von Ihnen erwartet.
2. Finden Sie Ihren optimalen Arbeitsstil.
Es gibt hierfür keinen „Königsweg“. Dennoch sollten Sie Ihre Stärken und Schwächen kennen. Fragen Sie sich daher, ob Sie lieber – zuerst die harten Nüsse knacken oder zu Beginn lieber einfachere Aufgaben erledigen, – fünf Stunden am Stück arbeiten oder lieber mehrere Pausen einlegen, – unter Zeitdruck stehen oder sich selbst antreiben können.
3. Nutzen Sie ein Pinboard für Hinweise, die nicht von größter Wichtigkeit sind:
Es ist ideal für Terminübersichten, Zeitpläne oder einfach den Lieblings- Pizza-Dienst Ihres Chefs – also für alles, was längere Zeit Gültigkeit hat. Als Pinboard können Sie auch die Notiz-Zettel-Funktion Ihres PCs benutzen. Wichtige Termine gehören natürlich in den Terminkalender.
4. Vertrödeln Sie keine Restzeiten.
Es gibt viele kurze Zeitspannen, wie zum Beispiel vor einem Termin, die sich optimal für kleine Arbeiten nutzen lassen. In zehn Minuten können Sie zum Beispiel Termine vereinbaren, einen wichtigen Artikel durchlesen, Post durchsehen, kurze Notizen anfertigen
5. Fertigen Sie Musterbriefe an für alle Schreiben, die sich öfter wiederholen.
Auch voradressierte Briefe an Geschäftspartner, die Sie öfter anschreiben, sparen Zeit. Scheuen Sie sich nicht, kurze E-Mail-Nachrichten anstelle langer Briefe zu versenden. Der Empfänger wird es Ihnen danken.
6. Vermeiden Sie vergebliche Telefongespräche.
Hinterlassen Sie den genauen Grund Ihres Anrufs, und bitten Sie um Rückruf. Wenn Sie zum Zeitpunkt des Rückrufs gerade nicht am Platz sind, kann der Anrufer seine Information an Ihre Kollegin weitergeben. Noch ein Tipp: Langen Gesprächen entgehen Sie, wenn Sie kurz vor Mittag oder kurz vor Feierabend anrufen.
7. Im Zweifelsfall: wegwerfen.
Neigen Sie dazu, Dinge aufzuheben, anstatt sie loszuwerden, dann fragen Sie sich doch: „Was könnte schlimmstenfalls passieren, wenn dies nicht mehr existieren würde?“ Wenn Ihre Antwort wenig dramatisch ausfällt, sehen Sie zu, dass Sie es loswerden.