Ihr Chef muss zu einer mehrtägigen Geschäftsreise. "Bitte buchen Sie mir ein Hotelzimmer. So wie immer, Sie wissen schon." Aber was heißt "so wie immer"? Das letzte Mal war ihm das Hotel zu weit vom Standort des Kunden entfernt, davor stimmt der Preis nicht ...
Mithilfe des Beitrags "Hotelbuchung" aus dem Sekretärinnen Handbuch wissen Sie zukünftig genau, welche Hotels Ihr Chef bevorzugt und wie Sie diese einfach und kostengünstig buchen.
Hotelbuchung: Reisebüro oder Internet?
Diese Vorteile bietet Ihnen ein Reisebüro bei Ihrer Hotelbuchung:
- Optimale Beratung, wenn Sie selbst sich nicht so gut im Zielland auskennen oder Tipps für gute Hotels benötigen
- Umfassende Informationen, die Sie sonst mit mehr Zeitaufwand selbst zusammentragen müssten
- Service: Viele Reisebüros helfen Ihnen über die Hotelbuchung hinaus bei Formalitäten wie der Beantragung eines Visums oder übernehmen dieses komplett für Sie.
Achten Sie darauf, dass Ihr Reisebüro Profile für die einzelnen Mitarbeiter anlegt, wer wie reist und was bevorzugt wird. Sonst müssen Sie immer wieder alle Rahmendaten abstimmen.
Diese Vorteile bietet Ihnen das Internet bei Ihrer Hotelbuchung:
Die Internetbuchung hat vor allem zwei große Vorteile gegenüber der Hotelbuchung im Reisebüro: Sie ist deutlich schneller erledigt und meistens preisgünstiger. Daher sollten Sie in den folgenden Fällen nach Möglichkeit auf das Internet zurückgreifen:
- Standardbuchungen in Cityhotels
- eine kurzfristige Übernachtung für den nächsten Tag
Was Sie bei der Hotelbuchung im Internet beachten müssen
- Auch wenn es mühevoll ist: Lesen Sie bei der ersten Hotelbuchung über eine bestimmte Seite die AGB, zumindest die für Sie wichtigen Teile. Besonders wichtig ist es, dass Sie wissen, bis wann Sie kostenlos stornieren können und ob überhaupt.
- Achten Sie auf versteckte Zusatzkosten: Wird eine Kreditkartengebühr erhoben? Gibt es einen "Spätanreisezuschlag"? Wie sieht es mit Parkgebühren aus?
- Ist der Anbieter seriös? Oft hilft schon ein kurzer Blick ins Impressum der Homepage. Prüfen Sie hierbei zum Beispiel, ob ein Firmensitz und der Geschäftsführer angegeben ist und ob die Handelsregister- sowie die Steuernummer vermerkt sind. Dies hilft Ihnen, so genannte Scheinfirmen vorab zu erkennen.
- Ziehen Sie bei Unsicherheit oder Zweifeln immer einen anderen Anbieter vor!
So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für die Hotelbuchung in Outlook
Wenn Sie oft im selben Hotel buchen oder häufig Hotels per E-Mail anfragen, sind entsprechende Vorlagen für Sie eine Hilfe.
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht.
2. Fügen Sie Ihren Text ein.
3. Gehen Sie auf DATEI - SPEICHERN UNTER.
4. Wählen Sie unter DATEITYP das Format OUTLOOK-VORLAGE.
5. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen.
6. Klicken Sie auf SPEICHERN und schließen Sie Ihr Dokument.
Einen Beispieltext für die Hotelbuchung in einem bekannten Hotel, finden Sie im Sekretärinnen Handbuch in Kapitel H50 "Hotelbuchung" auf Seite 7.
So verwenden Sie die E-Mail-Vorlage Ihrer Hotelbuchung in Outlook
1. Gehen Sie auf DATEI - NEU - FORMULAR AUSWÄHLEN.
2. Wählen Sie unter SUCHEN IN: VORLAGEN IM DATEISYSTEM.
3. Markieren Sie die gewünschte Datei.
4. Klicken Sie dann auf ÖFFNEN.