Wenn es bei Ihrer Hotelbuchung zu einem Missverständnis kommt, kann das jede Menge Ärger verursachen. Leidtragende sind am Ende Ihr Chef oder Ihre Geschäftspartner, die im Hotel anreisen und feststellen, dass erst ab dem nächsten Tag reserviert ist. Machen Sie Ihre Hotelbuchungen daher grundsätzlich schriftlich. Mit klarer, durchdachter Korrespondenz stellen Sie sicher, dass bei Ihrer Hotelbuchung alles nach Plan läuft. Mit den richtigen Worten zaubern Sie selbst dann noch ein Lächeln auf die Gesichter der Hoteliers, wenn Sie kurzfristig stornieren müssen.
Wie Sie es sogar schaffen können, das diese dann auf die Stornogebühren verzichten, lesen in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel R600 "Reisemanagement".
So denken Sie bei Ihrer nächsten Hotelbuchung an alles
Wenn Sie mit Hotels korrespondieren, denken Sie immer daran: Je besser der Hotelier Bescheid weiß, was Sie wünschen, umso perfekter funktioniert alles.
Klären Sie am besten schon vor der Hotelbuchung folgende Fragen mit dem Hotel:
- Schickt das Hotel eine Rechnung oder wird bei Abreise in bar oder mit der Kreditkarte bezahlt? Welche Kreditkarte(n) akzeptiert das Hotel?
- Verfügt das Hotel über einen Parkplatz oder eine Tiefgarage? Wenn nein: Gibt es in der Nähe Parkmöglichkeiten? Preis?
- Wie lange ist die Rezeption besetzt? Wie lange erhält das Hotel die Reservierung aufrecht, wenn der Gast sich verspätet? Informieren Sie zur Sicherheit immer das Hotel, wenn der Gast nach 20 Uhr ankommt.
- Bietet das Hotel besonderen Service, zum Beispiel einen Shuttlebus vom oder zum Flughafen?
Packen Sie Ihre Wünsche bei Ihrer Hotelbuchung in einen übersichtlichen Infoblock
Mitarbeiter von Hotels bearbeiten jeden Tag unzählige Anfragen, Reservierungen, Hotelbuchungen und Umbuchungen. Helfen Sie ihnen, indem Sie Ihre Wünsche klar und übersichtlich gliedern. Packen Sie alle Informationen bei Ihrer Hotelbuchung in einen Infoblock. Dann muss sich das Hotelpersonal nicht mühsam die nötigen Angaben heraussuchen und es besteht nicht die Gefahr, dass etwas übersehen wird.
Beispiel für einen Infoblock:
Hotelbuchung
Bitte reservieren Sie:
Zimmer:
Gast:
Anreise:
Abreise:
Tiefgarage:
Sonderwunsch:
Hier können die Hotelmitarbeiter Ihre Hotelbuchung einfach abhaken. Es wird nichts überlesen und Sie denken auch an alles.
Was sonst noch alles in eine vollständige Hotelbuchung gehört, lesen in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel R600 "Reisemanagement".
Verlangen Sie für Ihre Hotelbuchung eine Buchungsbestätigung
Lassen Sie sich nach jeder Hotelbuchung eine schriftliche Buchungsbestätigung schicken. Damit sichern Sie sich gegen unangenehme Überraschungen ab.
Gleichen Sie die Bestätigung mit Ihrer Hotelbuchung ab. Bestätigt das Hotel alle Wünsche? Ist die Hotelbuchung korrekt? Sind alle Frage beantwortet? Ist der Preis korrekt?
Geben Sie Ihrem Chef und den Mitreisenden eine Kopie der Hotelbuchung und der Buchungsbestätigung mit ins Reisegepäck.