Eine Veranstaltung muss ausfallen, obwohl die Gäste bereits eingeladen waren? Das ist natürlich für Sie als Veranstalter keine angenehme Situation. Jetzt war die ganze Organisation vergeblich und obendrein haben Sie die Pflicht, den Teilnehmern der Veranstaltung abzusagen. Das sollten Sie schnellstmöglich tun. Denn sicher hat sich schon mancher auf das Kommen eingestellt.
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Vermeiden Sie bei der Absage der Veranstaltung trotzdem Schnellschüsse!
Auch wenn rasches Handeln geboten ist: Bevor Sie allen erwarteten Teilnehmern der Veranstaltung absagen, sollten Sie prüfen, ob sich nicht doch noch eine Alternative organisieren lässt. Vielleicht finden Sie einen Ersatzreferenten oder alternative Veranstaltungsräume. Es wäre schade, wenn die Veranstaltung wegen einer vorschnellen Absage ins Wasser fallen würde.
Sollen Sie die Veranstaltung schriftlich oder per Telefon absagen?
Eine schriftliche Absage ist stilvoller, eine telefonische schneller. Daher ist es meist sinnvoll, beides zu kombinieren. Besonders bei kurzfristigen Absagen einer Veranstaltung sollten Sie die erwarteten Gäste unbedingt vorab telefonisch informieren.
Geht es um eine hausinterne Veranstaltung, zum Beispiel eine Sitzung, oder ein Weiterbildungsseminar für Mitarbeiter, sagen Sie einfach mündlich ab. Sie können auch eine E-Mail schicken, wenn die Mitarbeiter ihr Postfach häufig genug prüfen. Auch bei den Helfern der Veranstaltung und der Presse reicht oft eine mündliche Absage.
Welche Infos gehören in die schriftliche Absage einer Veranstaltung?
Bei der schriftlichen Absage einer Veranstaltung müssen Sie zunächst einmal klären, um welche Veranstaltung es überhaupt geht und warum Sie davon ausgegangen sind, dass der Empfänger teilnehmen würde:
Haben Sie ihn eingeladen? Hat er sich angemeldet? Sollte er etwas zum Programm der Veranstaltung beisteuern (Rede, Vortrag, Musik)?
Zusätzlich sollten Sie unbedingt den Grund anführen. Erst dadurch machen Sie klar, dass die Verantwortung nicht bei Ihnen liegt. Wenn trotz bester Organisation der Veranstaltung etwas Unvorhergesehenes dazwischengekommen ist, ist Ihre Absage plausibel und nachvollziehbar. Dabei sollten Sie ehrlich sein und keine Gründe vorschieben.
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Nutzen Sie die schriftliche Absage der Veranstaltung, um Informationen nachzuliefern
Ein Rohrbruch oder ein Zimmerbrand hat die neuen Büroräume verwüstet.
Bei der telefonischen Absage der Veranstaltung wissen Sie noch nicht, wie lange sich die Reparatur und Sanierung hinziehen werden. Folglich ist auch keine Angabe eines Ausweichtermins möglich. Da kommt die nachgereichte schriftliche Absage gerade recht, um mitzuteilen, wann die Veranstaltung voraussichtlich nachgeholt wird.
So bauen Sie Ihre Absage der Veranstaltung auf
Hinweis auf die geplante Veranstaltung
Hier beschreiben Sie,
- um welche Veranstaltung es geht (zum Beispiel Seminar, Feier, Tag der offenen Tür, Fortbildung),
- warum Sie davon ausgegangen sind, dass der Empfänger des Schreibens zur Veranstaltung kommen würde (hat sich angemeldet, Interesse signalisiert, ist regelmäßiger Teilnehmer etc.).
Absage und Grund dafür
Nicht nur dass, sondern auch warum die Veranstaltung ausfällt, müssen Sie sagen. Einen triftigen Grund haben Sie sicher. Nennen Sie ihn, so bleibt die Absage nachvollziehbar.
Organisatorisches und gegebenenfalls Entschädigung
Klären Sie folgende organisatorischen Fragen:
- Fällt die Veranstaltung ersatzlos aus?
- Gibt es einen Alternativtermin?
- Wann geben Sie den neuen Termin bekannt?
- Bei Seminaren/Fortbildungen: Werden vorab bezahlte Anmelde/Teilnahmegebühren erstattet?
- Gibt es Handlungsbedarf?
- Können Sie eine kleine Entschädigung bieten?
Freundlicher Abschluss/Ausblick
Schließen Sie mit ein paar freundlichen, verbindlichen Worten, zum Beispiel darüber,
- dass Sie beim nächsten Mal keine Schwierigkeiten erwarten,
- dass Sie hoffen, der Empfänger wird beim Ausweichtermin der Veranstaltung dabei sein,
- (ohne Ausweichtermin) dass Sie sich auf eine andere Gelegenheit freuen.
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