Als Assistentin sind Sie die Managerin, die reibungslos das Back-Office Ihres Chefs organisiert. Je weniger Probleme Ihr Chef mitbekommt, desto professioneller assistieren Sie. Der Nachteil: Chefs gewöhnen sich schnell an eine hervorragende Assistenz und haben keine Ahnung davon, wie viel Professionalität und welcher Aufwand dahinter stecken, damit sie den Rücken frei haben.
Schaffen Sie einen Überblick.
Ein regelmäßiger schriftlicher Leistungsbericht schafft Klarheit. Und zwar nicht nur für Ihren Chef, der nicht immer nachvollziehen kann, was Sie den ganzen Tag so „treiben“, sondern auch für Sie und Ihre nächste Gehaltsverhandlung. Beginnen Sie gleich jetzt am Jahresanfang.
Sagen Sie nicht, dass dies noch mehr Arbeit macht.
Kolleginnen, die schon ihre Erfahrung damit haben, sind begeistert. Denn der Bericht macht Ihre Leistungen sichtbar, gibt Sicherheit und Anerkennung und liefert Ihnen zusätzlich konkrete Ansatzpunkte für ein noch besseres persönliches Zeitmanagement. Sie können Ihren Leistungsbericht wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich erstellen. Achten Sie darauf, dass das Ganze nicht in Bürokratie ausartet. Strichlisten sparen Zeit. Führen Sie alle Tätigkeiten an, auch jene, von denen Sie denken, dass sie unwichtig sind.
Tätigkeiten, die Sie z. B. in Ihrem Leistungsbericht erfassen
- alle geführten Telefongespräche plus ein Stichwort für das Ergebnis
- alle Gespräche mit Mitarbeitern plus ein Stichwort für das Ergebnis
- alle vermittelten Telefonate
- alle schriftlichen Bestellungen
- alle Faxe, die Sie verfasst haben
- alle Reiseplanungen
- alle bearbeiteten Faxnachrichten
- alle Vorbereitungen für Meetings und Veranstaltungen
- alle Diktate
- alle Verbesserungen, die Sie eingeführt haben
- alle am Computer bearbeiteten Texte und Charts
- Ihre gesetzten Ziele und wie und wann Sie sie erreicht haben
- alle E-Mails, die Sie geschrieben haben
- alle Kosten, die Sie durch Ihre Ideen einsparen konnten
- alle E-Mails, die Sie bearbeitet haben
- alle Projekte, die Sie erfolgreich und termingerecht abgeschlossen haben
- alle Gespräche mit Kunden plus ein Stichwort für das Ergebnis
- alle Maßnahmen, die Sie durchgeführt haben, um Abteilungs- oder Unternehmensziele umzusetzen
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