Viele Sekretärinnen denken schon vor Urlaubsantritt an überquellende Postmappen, fluchende Chefs, E-Mails, die vergessen werden, und eine Ablage, die völlig durcheinander gerät. Sorgen Sie mit Checklisten vor:
Ablagesystem/Wiedervorlage
- Zeigen Sie der Vertretung die wichtigsten Merkmale der Ablage, damit sie benötigte Unterlagen finden kann.
- Die Ablage, die während Ihrer Abwesenheit "erarbeitet" wird, sollten Sie nach Ihrer Rückkehr selbst erledigen. So sind Sie komplett informiert.
- Ablage aktualisieren.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Posteingang
- Welche Post darf nicht geöffnet werden?
- Wie gelangt die Post intern zum Empfänger?Wie wird verteilt?
- Welche Post soll/kann durch die Vertretung bearbeitet werden?
- Wer darf Rechnungen abzeichnen? Höhe? Vollmacht?
- Was ist mit "üblicher" Werbung?
- Wann ist die Postbesprechung?
- Wie wird die Post sortiert?
E-Mails
- Soll die Vertretung die Chef-E-Mails beantworten?
- Gibt es E-Mails, die für die Vertretung tabu sind?
- Möchte der Chef E-Mails ausgedruckt haben?
- Wie soll sie generell damit umgehen?
- Soll sie alle Sekretariats-E-Mails beantworten?
- Soll der Posteingang voll bleiben, obwohl sie die E-Mails beantwortet hat?