Vor einigen Tagen erreichte die Redaktion von Sekretariat & Assistenz Inside das Fax einer Leserin aus Kleve mit einem Tipp, den wir an Sie weitergeben möchten.
Liebe Redaktion, ich arbeite seit 12 Jahren als Vorstandssekretärin bei einem großen Dienstleister. Insgesamt sind wir dort 9 Sekretärinnen aus den unterschiedlichen Bereichen. Im Zusammenhang mit der Aktualisierung der DIN 5008 stieß ich auf die Schwierigkeit, dass jede Abteilung die DIN 5008 unterschiedlich anwendet. Das gibt natürlich kein einheitliches Bild nach außen, und das wollte ich ändern. Ich sprach meine Kolleginnen an und gründete gemeinsam mit ihnen einen Qualitätszirkel.
Wir treffen uns nun an jedem ersten Donnerstag im Monat, nutzen dazu unsere Mittagspause und eine zusätzliche Stunde, die uns die Firmenleitung großzügig zur Verfügung stellt, solange der normale Sekretariatsbetrieb gewährleistet ist. Da der Termin dauerhaft stattfinden soll, haben wir einen Vertretungsplan erarbeitet, damit jede Sekretärin teilnehmen kann. Wir haben bisher 3 Treffen gehabt und können sagen, dass die Repräsentation des Unternehmens nach außen sehr viel besser geworden ist, weil wir eine Art Anleitung erarbeitet haben, an die sich alle halten.
Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen gern einen Qualitätszirkel einführen möchten, dann sprechen Sie mir Ihrem Chef darüber und zeigen Sie ihm welchen positiven Einfluss Sie damit auf die professionelle Außenwirkung Ihres Unternehmens nehmen können, wenn Sie sich zum Beispiel für ein einheitliches Briefdesign innerhalb des gesamten Unternehmens einsetzen.
Wenn es nicht möglich ist, während der Arbeitszeit zu tagen, dann ist möglicherweise ein Qualitäts-Stammtisch eine Alternative.