In Lotus Notes laufen viele unternehmenswichtige Daten an einer zentralen Stelle zusammen. Das macht diese Informationen auch für unbefugte Dritte interessant – zum Beispiel für Datendiebe. Sie sollten Lotus Notes daher immer sperren, wenn Sie nicht an Ihrem Sekretariatsarbeitsplatz sind – zum Beispiel über die Taste oder mit der Funktion SICHERHEIT/ANZEIGE SPERREN im Menü DATEI.
Noch mehr Tipps und Tricks für effektives Arbeiten mit Lotus Notes im Sekretariat finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch.
Wenn Sie das Sperren regelmäßig vergessen, können Sie Lotus Notes so konfigurieren, dass die Sperrung nach einer bestimmten Zeit automatisch erfolgt.
- Öffnen Sie das Menü DATEI.
- Klicken Sie im Untermenü SICHERHEIT auf BENUTZERSICHERHEIT.
- Geben Sie Ihr Notes-Kennwort ein, und klicken Sie auf OK.
- Markieren Sie dann im Dialog BENUTZERSICHERHEIT das Feld ABMELDEN (UND NOTES ANZEIGE SPERREN) NACH INAKTIVITÄT VON.
- Ändern Sie gegebenenfalls die Einstellungen für die Minuten – zum Beispiel auf 10.
- Klicken Sie auf OK.
Checkliste: So optimieren Sie Lotus Notes
- Entpacken Sie komprimierte Dateien direkt über Notes. Doppelklicken Sie dazu auf das Symbol der Datei im Memo, und klicken Sie dann auf ÖFFNEN.
- Bitten Sie Ihren Chef, Ihnen Zugriffsrechte für seine komplette Mail-Datenbank einzuräumen. So können Sie aus Ihrem Notes-Programm auch auf Memos Ihres Chefs zugreifen.
- Legen Sie sich eine Verknüpfung zur E-Mail-Datenbank Ihres Chefs an. Lassen Sie Notes bei Einladungen zu Besprechungen nach freien Zeiten in den Kalendern der Teilnehmer suchen.
- Aktivieren Sie die automatische Sperre, damit Datendiebe keine Chance haben.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz