Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit einem elektronischen Wiedervorlagesystem wie Outlook oder Lotus Notes zu arbeiten, dann sollten Sie dieses zum Zentrum Ihres Aufgabenmanagements machen. Das heißt: Sie tragen nicht nur hin und wieder einen Wiedervorlagetermin ein, sondern planen und verwalten hier all Ihre Aufgaben – mit Pufferzeiten, Prioritätensetzung etc. mit Hilfe der elektronischen Wiedervorlage.
So sehen Sie morgens sofort, was Sie heute an dem Tag erledigen wollen. Der Hintergrund: Je weniger Hilfsmittel Sie für die Planung oder Erinnerung haben, umso leichter wird es, den Überblick zu behalten. Beispiel: Eindeutig ein Zuviel an Verwaltungsaufwand und garantiert ein fehleranfälliges Zeitmanagement bescheren Sie sich, wenn Sie
- Ihre Termine im Papier-Kalender,
- Ihre Unterlagen in der Wiedervorlage und
- Ihre Aufgaben auf Erinnerungszetteln
verwalten und dann noch gelegentlich Termine in ein elektronisches System eintragen, weil das im Unternehmen halt vorhanden ist.
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Das heißt: Wenn Sie bereits mit einer Papier-Wiedervorlage arbeiten, sollten Sie maximal ein weiteres Hilfsmittel haben. Wenn das ein elektronisches Hilfsmittel ist, sollten Sie damit sowohl Ihre Termin-, als auch Ihre Aufgabenplanung machen – und auf weitere Organisationshilfen wie Erinnerungszettel oder einen Papier-Terminkalender verzichten. Ihre Papier-Wiedervorlage ist dann eventuell noch nötig, um die Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt wieder auf den Schreibtisch zu bringen.
Wichtig: Trennen Sie in der elektronischen Wiedervorlage Ihre Aufgaben und Ihre Termine
Ein typischer Fehler beim elektronischen Wiedervorlage-Management ist der, dass Aufgaben und Termine miteinander vermischt werden. Da eine elektronische Terminverwaltung bereits besteht, werden die Aufgaben als Erinnerung einfach dort "geparkt" – und wenn die Kernarbeitszeit mit Terminen belegt ist, dann eben in den Randzeiten.
Um die elektronische Wiedervorlage konsequent und effizient nutzen zu können, müssen Sie Termine und Aufgaben voneinander unterscheiden:
- Ein Termin ist eine Aktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt und von einer bestimmten Dauer, in den meisten Fällen mit einem anderen Menschen und an einem anderen Ort als dem Schreibtisch. Neben Besprechungen und Gesprächsterminen gibt es auch Telefontermine. Ausnahmen sind Termine mit sich selbst. Hier reservieren Sie sich – wie für eine Besprechung – einen Zeitraum.
- Eine Aufgabe ist eine Aktivität, zu der Sie mit bestimmten Unterlagen – Papier oder elektronisch – einen Vorgang bearbeiten, um zu einem bestimmten Ergebnis oder Teilergebnis zu kommen.
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Diese Unterscheidung ist wichtig, weil in der elektronischen Wiedervorlage mit Terminen und Aufgaben unterschiedlich umgegangen wird:
- Termine werden in der elektronischen Wiedervorlage in einen elektronischen Terminkalender eingetragen. Sie werden mit Anfang und Ende versehen und können mit den Terminen anderer verknüpft werden. An Termine können Sie sich erinnern lassen, und Sie können sie – zum Beispiel bei wöchentlich stattfindenden Besprechungen – automatisch wiederholen lassen. Doch wenn der Termin vorbei ist, sieht die Software keine weitere Aktivität vor. Ein Termin wird auch nicht als "erledigt" gekennzeichnet.
- Aufgaben jedoch werden in der elektronischen Wiedervorlage in einem elektronischen Aufgabenmanager erfasst. Sie können je nach Software mit Anfang und Ende bzw. mit einem Erledigungsaufwand versehen werden. An die Erledigung von Aufgaben können Sie sich üblicherweise erinnern lassen. Ist eine Aufgabe „überfällig“, das heißt, ist sie bei Überschreitung des Endtermins noch immer nicht als erledigt gekennzeichnet, wird sie vom System automatisch weiter mitgeführt. Manche Software markiert die überfälligen Aufgaben auch besonders – beispielsweise in roter Schrift. Das Konzept ist also hier ein ganz anderes als bei der Terminverwaltung.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Erledigen Sie kleine Aufgaben direkt
Vergessen Sie bei allem Erinnern, Aufschreiben oder Erfassen von Aufgaben nicht das Organisationsgrundprinzip: Alles, was sich innerhalb von drei bis fünf Minuten erledigen lässt, sollte nicht terminiert oder erfasst, sondern gleich in Angriff genommen werden.