Viele Unternehmen haben noch eine zentrale Registratur. Es gibt eine Menge Dokumente, die in Papierform aufgehoben werden müssen und nicht ausschließlich elektronisch gespeichert werden dürfen, z. B. Notarverträge und Urkunden. Checken Sie die Registratur Ihres Unternehmens einmal im Jahr gründlich durch, und überarbeiten Sie sie. Damit erleichtern Sie sich und Ihren Kollegen die Arbeit erheblich.
Prüfen Sie regelmäßig folgende Fragen:
- Ist die Registratur in klare und übersichtliche Abschnitte gegliedert? Sind diese gut erkennbar beschriftet?
- Sind die einzelnen Akten deutlich und gut lesbar beschriftet?
- Hat jeder Ordner – außen leicht lesbar – einen Vermerk, wann er vernichtet werden darf?
- Ist jeweils ein Vorgang zusammengefasst und an einer Stelle zu finden?
- Welche Gliederungskriterien (nach ABC und/oder sachlich nach Stichwörtern) werden verwendet? Werden diese auch durchgehend eingehalten?
- Sind wirklich alle Vorgänge, die im ganzen Haus gebraucht werden können, zentral abgelegt?
- Gibt es bindende schriftliche Ablageregeln oder sogar einen Ablageplan im Haus?
- Werden gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen beachtet?
- Sind diese Vorschriften jedem Mitarbeiter bekannt und wird ihre Einhaltung überprüft?
- Sind alle überalterten Dokumente aussortiert, um die Zentralablage möglichst klein und übersichtlich zu halten?
- Sind die Ordner, Hefte und Mappen so gefüllt, dass man in ihnen gut etwas nachschlagen kann? Oder quellen sie über und machen eine Benutzung schwierig?
- Sind die Registraturmöbel in gutem Zustand? Besonders wichtig ist das bei Hängeauszügen.
- Sind die Registraturräume gut beleuchtet und so ausgestattet, dass man gut arbeiten kann?
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