Untersuchungen zufolge sind mehr als die Hälfte der Manager unzufrieden mit Vorbereitung, Verlauf und Ergebnissen von Besprechungen, Sitzungen und Meetings in ihren Unternehmen.
Auch für den Fall, dass es in Ihrem Unternehmen keine derartigen Defizite gibt, können Sie Ihren Chef dabei unterstützen, Sitzungen noch effektiver durchzuführen. Arbeiten Sie rechtzeitig ein Konferenzkonzept aus, wenn eine umfangreiche Besprechung, z. B. zu einem Projekt, geplant ist. Es sollte grafisch gut gegliedert sein und etwa folgende Punkte enthalten:
Konferenzkonzept
1. Zeit und Ort
2. Tagesordnung in entsprechender Rangfolge: TOP 1, TOP 2 .... Problemstellung, Besprechungsziel
3. Zuständig für die Vorbereitung (zu jedem Tagesordnungspunkt): ...
4. Eröffnungsreferat durch Herrn/Frau ...
5. Zeitvorgabe für die Behandlung jedes Themas
6. Ergebnisse in Stichworten (Protokollführer ...)
7.Weiterführende Bearbeitung durch ... bis ... (zu jedem Tagesordnungspunkt): ...
8. Verteiler (alle zur Teilnahme aufgeforderten Mitarbeiter)
9.Welche Moderations- und Visualisierungstechnik eingesetzt wird
Wichtig:
Stimmen Sie diese Punkte rechtzeitig mit Ihrem Chef ab.
Weitere Tipps zum Thema 'Besprechungen planen' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside