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„Ordnung ist das halbe Leben“ – so lautet ein bekanntes Sprichwort. Gerade für Ihre Arbeit im Büro hat der Satz einen besonders hohen Wahrheitsgehalt. Der Grund: In einem gut sortieren Büro fällt das Arbeiten leicht, Sie sparen Zeit und können verschiedene Abläufe automatisieren. Zusätzlich hat der psychologische Aspekt, den Ordnung auch in Ihren eigenen vier Wänden haben kann, eine Bedeutung: In einem aufgeräumten Büro fühlen Sie sich sicherlich wohler. Wie lässt sich die Ordnung am Arbeitsplatz herstellen?
Die Basis für eine gute Ordnung in Ihrem Büro ist eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Dabei können Sie sich verschiedene Fragen stellen, wozu unter anderem gehören:
- Was können Sie bereits jetzt jederzeit leicht finden, wo besteht Ordnung und eine sinnvolle Struktur?
- Worin liegen diese Umstände begründet, was machen Sie also hier richtig?
- In welchen Situationen fällt Ihnen die Unordnung auf und sorgt für eine Verzögerung?
Zur Beantwortung der Fragen können Sie sich in den einzelnen Bereichen Ihres Büros ein wenig umschauen. Vielleicht gibt es einige Umstände, die Ihnen sofort als verbesserungswürdig ins Auge springen. Lassen Sie die letzten Wochen Revue passieren und überlegen Sie, in welchen Situationen Sie die Unordnung aufgehalten oder sogar genervt hat. Woran lag das konkret in diesem Moment? Fassen Sie Ihre Gedanken zusammen und machen Sie sich Notizen dazu. Diese bieten die erste Basis für eine Veränderung.
Vorüberlegungen für die neue Ordnung Im Folgenden können Sie überlegen, was sich ändern sollte. Schließlich ist es sinnvoll, für das Schaffen einer guten Struktur nach einem Plan vorzugehen. Überlegen Sie, wie eine Ordnung aussehen könnte, in der Sie sich individuell gut zurechtfinden. Dabei sollten Sie Ihr Augenmerk natürlich vor allem auf die Punkte legen, die Sie am aktuellen Status quo stören. Falls Sie spontan nicht wissen, wie diese sich ändern lassen, können Sie sich im Büro eines Kollegen oder einer Kollegin das ein oder andere abschauen bzw. ein wenig Inspiration holen. Übrigens: Das direkte Bitten um Hilfe beim Schaffen von Ordnung in Form von Ideen ist sicherlich besonders zielführend. Zwar kann dies gegenüber Ihren Kollegen einige Überwindung kosten, allerdings gibt es ganz allgemein gute Gründe dafür, den Mut aufzubringen.
Vorüberlegungen für die neue Ordnung
Im Folgenden können Sie überlegen, was sich ändern sollte. Schließlich ist es sinnvoll, für das Schaffen einer guten Struktur nach einem Plan vorzugehen. Überlegen Sie, wie eine Ordnung aussehen könnte, in der Sie sich individuell gut zurechtfinden.
Dabei sollten Sie Ihr Augenmerk natürlich vor allem auf die Punkte legen, die Sie am aktuellen Status quo stören. Falls Sie spontan nicht wissen, wie diese sich ändern lassen, können Sie sich im Büro eines Kollegen oder einer Kollegin das ein oder andere abschauen bzw. ein wenig Inspiration holen.
Übrigens: Das direkte Bitten um Hilfe beim Schaffen von Ordnung in Form von Ideen ist sicherlich besonders zielführend. Zwar kann dies gegenüber Ihren Kollegen einige Überwindung kosten, allerdings gibt es ganz allgemein gute Gründe dafür, den Mut aufzubringen
Möglichkeiten zur Sortierung für einen guten Überblick
Natürlich spielt Individualität bei einem sortierten Büro eine wichtige Rolle. Allerdings gibt es einige grundsätzliche Vorgehensweisen und Hilfsmittel, die Sie dabei unterstützen, einen ordentlichen Arbeitsplatz herzustellen. Dazu gehören unter anderem:
- das verwenden von Ordnern und Ablagen,
- die Beschriftung verschiedener Gegenstände und Unterlagen
- sowie die Schaffung eines sinnvollen und zielführenden Systems der Anordnung
Ordner und Ablagen
Ordner und Ablagen nutzen Sie sicherlich bereits in Ihrem Büro. Wichtig dabei ist, in das Abheften und Ablegen eine gute Struktur zu bringen. So könnten die Unterlagen in einer Ablage immer jeweils einen Fall oder eine Abteilung betreffen – je nach individuellem Workflow.
Wenn Sie merken, dass die Ablagen oder Ordner sehr voll sind und Sie Mühe haben, darin etwas wiederzufinden, sollten Sie überlegen, wie sich die Unterlagen kleinteiliger sortieren lassen.
Sinnvolle Beschriftungen
Damit stets ein guter Überblick besteht, sollten Sie die Ordner und Ablagen zudem beschriften. Das lässt sich zum Beispiel mit Etiketten umsetzen. Ausdrucke sind im stressigen Alltag manchmal leichter zu lesen und zuzuordnen als die Handschrift.
Das Bedrucken der Etiketten kann mit verschiedenen Geräten selbst umgesetzt werden. Für Ihre Zwecke am besten geeignet ist sicherlich ein Office-Drucker. Zusätzlich benötigen Sie Blanko-Etiketten, die Sie nach dem Bedrucken auf die Ordner oder Ablagen kleben.
Eine zielführende Anordnung
Das alleinige Bedrucken der Ordner und Ablagen bringt Sie einen Schritt weiter, schafft aber noch keine vollumfängliche Ordnung. Überlegen Sie, welche Dokumente Sie sehr regelmäßig für Ihre Arbeiten brauchen und bewahren Sie diese so auf, dass Sie schnell griffbereit sind.
Ordner, die Sie seltener benötigen, können Sie in einem Schrank einsortieren. So schaffen Sie sich mehr Platz und vermeiden das Gefühl, durch die Unterlagen eingeengt zu sein, was im mentalen Sinne negative Konsequenzen für Ihren Workflow haben kann. Vielleicht können Sie, wenn dies möglich ist, alle Ordner in einem Schrank platzieren – einige wichtige vorne, andere wiederum weiter hinten?
Herumliegende Zettel vermeiden
Um entspannt zu arbeiten, sollten Sie außerdem vermeiden, dass Zettel auf Ihrem Tisch unsortiert herumliegen. Das kann durchaus im Alltag eine Herausforderung sein – sicher machen Sie sich hin und wieder Notizen, um gewisse wichtige Arbeiten nicht zu vergessen.
Post-Its lassen sich an den PC-Bildschirm heften, dies bringt allerdings womöglich ebenfalls das Gefühl einer gewissen Unordnung mit sich. Sortieren Sie die Zettel in eine Mappe ein, die Sie auf Ihrem Schreibtisch oder in einer Ablage platzieren. Alternativ können Sie sich die notwendigen Notizen virtuell machen.
Ordnung auf Ihrem PC
Wie in vielen anderen Bereichen läuft ein Großteil der Arbeitsschritte in Ihrem Büro heutzutage virtuell ab. Umso wichtiger ist es, dass Sie nicht nur in den Räumlichkeiten, sondern auch auf Ihrem Computer Ordnung halten.
Platz auf dem Desktop
Ähnlich wie Ihren Schreibtisch sollten Sie dafür den Desktop regelmäßig von überflüssigen Dokumenten und Dateien befreien. Diese sorgen vor allem dann, wenn Sie unsortiert sind, für Stress und einen schlechteren Workflow.
Bringen Sie die Dokumente auf einer Festplatte unter oder sortieren Sie sie in einen virtuellen Ordner ein. Zusätzlich können Sie Programme, die Sie nicht täglich benötigen, über die Suchfunktion statt über ein Icon auf dem Desktop aufrufen, um auf Letzterem etwas mehr Platz zu schaffen.
Wichtige Dokumente und Ordner sortieren
Erstellen Sie Ordner für wichtige Dokumente, denen Sie entsprechende Namen geben. Wichtig ist, dass die Titel so gewählt sind, dass Sie für Sie über die Suchfunktion jederzeit leicht auffindbar sind. Schaffen Sie also eine in Ihren Augen und für Ihren persönlichen Gebrauch sinnvolle Struktur.
Gleiches gilt für Ihre E-Mails. Überlegen Sie sich auch hierfür eine gute Struktur durch unterschiedliche, beschriftete Ordner, in die Sie die E-Mails, die Sie über den Tag bekommen, einsortieren. Mails, die Sie nicht mehr benötigen, sollten Sie löschen.
Ordnung im Homeoffice
Durch das Corona-Virus hat das Homeoffice in der Arbeitswelt eine wichtige Bedeutung bekommen. Aufgrund der größtenteils positiven Erfahrungen könnte es sein, dass diese Relevanz nach der Pandemie erhalten bleibt. Umso wichtiger ist es für Sie, im Homeoffice ebenfalls eine Ordnung zu schaffen.
Grundordnung schaffen und Privates von beruflichem Trennen
Dafür sollten Sie sich zunächst eine Grundordnung- und Anordnung überlegen. In Ihrem Büro besteht durch die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Möbel und deren Anordnung bereits eine gewisse Struktur. Schaffen Sie sich diese gleichermaßen für den Arbeitsbereich in den eigenen vier Wänden.
Versuchen Sie zudem, Ihren Arbeitsbereich von Ihren privaten Räumlichkeiten so gut wie möglich zu trennen. So verhindern Sie, dass der Arbeitsplatz womöglich durch Aktivitäten in Ihrer Freizeit unordentlich wird.
Kommunikation mit Ihren Mitbewohnern
Besonders wichtig ist eine offene Kommunikation, falls Sie nicht allein leben. Unter anderem ist dies relevant für:
- Ihren Partner oder Ihre Partnerin,
- Ihre Kinder
- sowie Ihre Mitbewohner in einer WG
Erklären Sie den Menschen, die mit Ihnen unter einem Dach wohnen, wie wichtig die Ordnung in Ihrem Arbeitsbereich für Sie ist und bitten Sie sie, darauf zu achten, sie aufrecht zu erhalten.
Wichtig: Regelmäßig nachhalten
Zudem ist es von großer Bedeutung, dass Sie regelmäßig aufräumen, also die Ordnung nachhalten. Übergehen Sie diesen Schritt, hilft Ihnen eine gute Planung einer Struktur nur bedingt beim Erreichen des Ziels eines ordentlichen Büros.
Im besten Falle machen Sie dies sehr kleinschrittig und nehmen sich jeden Abend am Ende der Arbeit kurz Zeit, um ein wenig aufzuräumen. So läuft keine Unordnung auf und Sie fühlen sich jederzeit wohl in Ihrem Büro. Schauen Sie zusätzlich in monatlichen Abständen, ob Sie bestimmte Dokumente aussortieren und auf diese Weise neuen Platz schaffen können.
Fazit
Ordnung in Ihrem Büro bietet die Basis für einen gelungenen Arbeitsalltag. Um sie herzustellen, sollten Sie zunächst eine Bestandsaufnahme machen und dann eine Liste der Dinge, die Sie ändern möchten, anfertigen. Im nächsten Schritt schaffen Sie sich in den Räumlichkeiten und auf Ihrem Computer entsprechende Strukturen, die Sie immer wieder nachhalten. Gleiches gilt für das Homeoffice. Hier spielt zusätzlich eine Kommunikation mit den Menschen, mit denen Sie zusammenleben, eine Rolle.