Im Zeichen der Teamarbeit und leider auch im Zeichen des derzeitigen Personalabbaus gibt es viele Sekretärinnen und Assistentinnen, die für zwei oder mehrere Chefs gleichzeitig zuständig sind. Ich habe mit vielen dieser Teamassistentinnen auf Kongressen und Seminaren gesprochen.
Das Ergebnis der Gespräche: Die Arbeit mit mehreren Chefs muss nicht unbedingt belastender sein. Im Gegenteil, sie verspricht Abwechslung und ist eine Herausforderung, die für die spätere Karriere sehr förderlich ist. Denn:
Neben einer ausgeprägten Teamkompetenz beweisen Sie in der Zusammenarbeit mit mehreren Chefs hervorragendes Organisationstalent und die Fähigkeit, auf die unterschiedlichen Persönlichkeiten eingehen zu können. Das alles sind Eigenschaften, die in der heutigen Berufswelt sehr erwünscht sind.
Allerdings sollten Sie bei der Zusammenarbeit mit mehreren Chefs einige Grundregeln beherzigen, damit Ihr Büroalltag nicht zur unerträglichen Belastung wird:
Lassen Sie sich nicht in Machtspiele hineinziehen.
Nicht selten versuchen die beteiligten Teamchefs ihre Machtspiele auf dem Rücken der Sekretärin auszutragen – nach der Devise: „Ich bin wichtiger, für mich muss sie bevorzugt arbeiten!“ Bestehen Sie auf einer gemeinsamen Aussprache, wenn Sie diese Tendenz feststellen. Legen Sie deutlich klar, dass Sie unter diesen Bedingungen nicht arbeiten können, und betonen Sie, dass Sie für jeden Chef gleichermaßen zuständig sind.
Bleiben Sie neutral.
Ergreifen Sie im Gespräch niemals für einen Ihrer Vorgesetzten Partei. Messen Sie den unterschiedlichen Projekten der Chefs dieselbe Bedeutung bei, es sei denn, es wurden Prioritäten gemeinsam im Team festgelegt.
Bevorzugen Sie niemanden.
Sympathien und Antipathien sind menschlich. Als Teamsekretärin wird Ihnen jedoch mehr als sonst Objektivität abverlangt. Beobachten Sie sich selbst: Behandeln Sie alle Beteiligten gleich freundlich und zuvorkommend?
Sorgen Sie für klare Absprachen.
Regelmäßige Teambesprechungen sind ein Muss. Mindestens einmal im Monat sollten Sie gemeinsam mit Ihren Chefs festlegen, welche Aufgaben für Sie anstehen. Vorteil: Jeder weiß nun über Ihr Arbeitspensum Bescheid, und Sie können gut argumentieren, wenn plötzlich von einer Seite Sonderwünsche auf Sie zukommen.
Machen Sie Ihren Arbeitsaufwand transparent.
Ihren Teamchefs ist es oft nicht bewusst, welcher Zeitaufwand für Ihre jeweiligen Tätigkeiten erforderlich ist. Stellen Sie klar, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit ungefähr benötigen, und lassen Sie sich den Tag nicht bis obenhin mit Arbeit vollstopfen. Bestehen Sie auf Pufferzeiten, denn die brauchen Sie immer für unerwartete dringende Aufgaben und Gespräche.
Vereinbaren Sie Prioritäten.
Nicht alle Projekte haben dieselbe Dringlichkeit. Legen Sie in den Teambesprechungen gemeinsam fest, welche Projekte eventuell bevorzugt behandelt werden sollen. Darüber müssen sich die Chefs untereinander einigen. Legen Sie das Ergebnis schriftlich in einem Protokoll fest, und lassen Sie es jedem Beteiligten zukommen. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.
Arbeiten Sie mit farbigen Ordnern und Hüllen.
Ordnen Sie jedem Ihrer Chefs eine Farbe zu. So haben Sie in Ihrem Büro optisch sofort einen Überblick.
Reservieren Sie die Farbe Rot für Aufgaben mit Dringlichkeitsstufe 1.
Das heißt: Jedem Chef teilen Sie eine Mappe mit der Farbe Rot zu. Darauf kleben Sie jeweils ein Schild mit der Farbe des Chefs und dem dazugehörigen Namen. In diese Mappen dürfen nur die wirklich dringenden Aufgaben eingeordnet werden. Wenn dann plötzlich drei rote Mappen mit jeweils einem blauen, einem orangefarbenen und einem grünen Schild auf Ihrem Schreibtisch liegen, ist es Zeit, dass sich Ihre Chefs einigen: Welche Aufgabe hat wirklich Dringlichkeitsstufe 1?