Stefanie W. aus Neu-Isenburg schrieb an Assistenz & Sekretariat Inside:
„Mein Chef ist mehr unterwegs als im Büro. Für einige Sekretärinnen, die sich nicht so gut mit ihrem Chef verstehen, ist das vielleicht toll; ich habe aber ein ganz gutes Verhältnis zu meinem Chef und finde, dass die dauernde Reiserei den effektiven Ablauf im Büro ganz schön behindert.
Wenn ich ihn dringend brauche, damit er irgendwas entscheidet, ist er gerade in einem Funkloch oder in irgendeiner Besprechung. Ich beschäftige mich dann stundenlang damit, ihn ausfindig zu machen, oder suche nach Lösungen, wie ich ihm die dringende Nachricht jetzt zukommen lasse.
Oft muss ich das nächste Faxgerät ausfindig machen, ohne dass ich ihn fragen kann, weil er ja in der Sitzung ist. Das nervt alles ganz schön und kostet vor allem Zeit. Und wenn er dann mal im Büro ist, hat er keine Zeit, die für meine Arbeit wichtigen Dinge mit mir zu besprechen.
Meine Arbeit wird durch seine Reiserei wirklich stark behindert – es ist manchmal wirklich zum Verzweifeln. Vielleicht haben Sie ja einen guten Tipp, wie ich mich anders organisieren kann, damit ich meine Arbeit zügiger erledigen kann und weniger Zeit verliere.“
Liebe Frau W.,
die Situation, wie Sie sie schildern, kennen viele Sekretärinnen. Oft sind Chefs drei oder vier Tage außer Haus, und die Sekretärin muss zusehen, wie sie sich organisiert. Assistenz & Sekretariat Inside hat folgende Tipps für Sie:
Erstellen Sie eine Stichwort-Liste
Immer wenn Ihnen im Laufe des Tages etwas einfällt, was Sie mit Ihrem Chef besprechen müssten, setzen Sie diesen Punkt auf eine Liste.
Sollte Ihr Chef anrufen, haben sie alles auf einen Blick, wozu Sie seine Meinung einholen oder welche Informationen Sie weitergeben müssen.
Vereinbaren Sie feste Telefonrücksprachen
Bevor Ihr Chef verreist, stimmen Sie sich über einen täglichen Telefontermin ab. Dann wissen Sie, wann er anruft, und sind bestens vorbereitet. Idealerweise telefonieren Sie mindestens zweimal täglich – morgens und gegen Feierabend.
Wenn Sie Ihren Chef nicht erreichen können und eine Entscheidung getroffen werden muss, stellen Sie sich diese drei Fragen:
- Kann die Entscheidung warten, bis ich mit ihm gesprochen habe?
- Falls ich eine Entscheidung treffe und es die falsche ist, kann die daraus resultierende Situation „gerettet“ werden? Sprich: Kann die Entscheidung auch rückgängig gemacht werden? Falls nicht, werde ich die Entscheidung nicht treffen.
- Wie wird meine Entscheidung mich, meinen Chef, die Firma oder auch unsere Kunden beeinflussen?
Setzen Sie auf Technik
Wenn Sie die Kommunikation in Abwesenheit Ihres Chefs verbessern möchten, kann Ihnen die moderne Technik von großer Hilfe sein.
1. Ein Handy ist das Minimum
Wenn Ihr Chef die Handy-Kommunikation ablehnt, sind Sie geliefert. Ansonsten ist das mobile Telefon die Mindestausstattung, die Sie zur Optimierung Ihres Arbeitsablaufs benötigen.
Sie können auch, wenn Ihr Chef sich in einer Sitzung befindet, Nachrichten für ihn hinterlassen. Auf lautlos gestellte Handys erhalten im Display die Information, dass eine Nachricht eingegangen ist. Ihr Chef muss allerdings einen günstigen Augenblick abwarten, um den Raum zum Abhören der Nachricht verlassen zu können. Lediglich eine SMS könnte er relativ unbemerkt lesen.
Vorteil: Direkte Kommunikation; er ist fast immer zu erreichen.
Nachteil: Zeitliche Verzögerung durch andere Verpflichtungen wie zum Beispiel Besprechungen. Größere Schriftstücke, die er lesen müsste, können nicht per Handy verschickt werden.
2. Nutzen Sie E-Mail
Die meisten Chefs reisen mit Laptop. Sollte auch Ihr Boss zu den Technikfans gehören, ist die Kommunikation per EMail eine große Erleichterung, um die Kommunikation zu verbessern.
Ihr Chef muss sich allerdings online an irgendeine Telefondose hängen, um seine E-Mails abzurufen. Diese Ausstattung ist erforderlich: ein Laptop, ein Modem oder eine eingebaute ISDNKarte und ein privates Postfach, zum Beispiel werner.wichtig@hotmail.de.
Alternative: Ihr Chef hat die Möglichkeit, direkt auf einen Bereich innerhalb des Firmenrechners zuzugreifen, um Informationen abzurufen. In diesen Bereich packen Sie Ihrem Chef alle relevanten Informationen.
Vorteil der E-Mail-Kommunikation: Ihr Chef erhält Dokumente, die er, falls erforderlich, weiterbearbeiten kann und an Sie zurückschickt.
Nachteil: Spontan ist Ihr Chef nicht zu erreichen – immer nur dann, wenn er entscheidet, Zeit zu haben.
3. Nokia Communicator
Auf herkömmliche Handys können Sie zwar eine SMS schicken, aber das Lesen solcher Nachrichten ist recht mühsam. Auch größere Texte können nicht, wie schon erwähnt, versandt werden.
Ein erweitertes Handy ist der Communicator von Nokia. Er sieht aus wie ein klobiges Mobiltelefon und bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. Der Hauptvorteil im Vergleich zum Handy liegt darin, dass Ihr Chef Faxe verschicken und empfangen kann.
Eine richtige Tastatur, die nach Aufklappen des Communicators sichtbar wird, ermöglicht das relativ einfache Versenden von selbst eingegebenen Faxnachrichten. Und: Ihr Chef kann in einer Sitzung Ihre Nachricht empfangen und sie auf seinem Display, von seinen Gesprächspartnern unbemerkt, lesen.
Ferner können Sie mit dem Communicator:
- SMS-Nachrichten versenden
- E-Mails verschicken
- ins Internet gehen
- sich wecken oder an Termine erinnern lassen
- diktieren
- einen Kalender führen
- Daten mit dem Outlook-Terminkalender abgleichen
Kosten dieses Geräts: ca. 1.200 DM
Vorteil: Ihr Chef ist überall zu erreichen – es sei denn, er hat seinen Communicator ausgeschaltet (aber warum sollte er das tun?) Selbst Faxnachrichten können Sie ihm direkt zukommen lassen, ohne das nächste fest installierte Faxgerät ausfindig machen zu müssen.
Nachteil: Er kann in den von Ihnen erhaltenen Texten nichts ändern oder korrigieren.