Egal ob Sie - was Unterlagen betrifft - eher zu den Hamstern gehören oder sich leicht trennen können, irgendwann quillt auch das ordentlichste Büro aus allen Nähten. Bei allen Unterlagen, für die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten, ist die Entscheidung wann und ob man sich von ihnen trennt, vergleichsweise einfach. Hier geht es eher um ein optimales Lagersystem, damit das jährliche Aussortieren reibungslos ablaufen kann. Was aber tun bei all den anderen Unterlagen, die Sie tagtäglich auf Ihren Tisch bekommen?
"Wenn ich Unterlagen aussortieren muss, habe ich immer ein Problem", berichtete mir kürzlich eine Kollegin. "Ich würde ja gerne einiges aus meinem Büro entsorgen, bin mir aber oft nicht sicher, was ich noch brauche oder was ins Archiv ausgelagert werden kann."
Hier gibt es einen ganz einfachen und sehr effektiven Trick um Ihre Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten.
Alles was Sie dafür benötigen sind Post-its.
Markieren Sie alle Papierbehälter, Ordner, Stehsammler, Hänge- und Einstellmappen, auch die an Ihrem Schreibtisch, bei denen Sie sich mit den Aufbewahrungsfristen unsicher sind, mit einem Post-it. Sobald Sie einen der Behälter in die Hand nehmen, entfernen Sie den kleinen Haftzettel. Alle Behältnisse, die nach 12 Wochen immer noch einen Post-it tragen, lagern Sie aus dem Büro aus in einen Nebenraum oder zumindest in die schlecht erreichbaren Regalfächer in Ihrem Büro. Den Inhalt von Schriftgutbehältern, auf die Sie dann nach weiteren neun Monaten immer noch nicht zugreifen mussten, können Sie unbesorgt entsorgen bzw. für den Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ins Archiv auslagern.
Diesen einfachen und doch sehr wirkungsvollen Tipp hab ich im monatlich erscheinenden Newsletter „Assistenz & Sekretariat inside “ entdeckt und gleich ausprobiert.
Mein Tipp: Wenn Ihnen diese Aufbewahrungsfristen zu lang sind, verwenden Sie am besten farblich unterschiedliche Post-its. So können Sie zum Beispiel jedem Quartal oder jedem Monat eine Farbe zuordnen. Ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass die Klebefähigkeit eines Post-it-Zettels mit der Zeit nachlässt. Daher habe ich mir für Behälter, die ich nach den 12 Wochen in einen Nebenraum auslagere, bunte Klebepunkte besorgt. Die halten und sind trotzdem einfach abzulösen.