Kennen Sie das? Sie haben einige To-dos auf Ihrem Tisch liegen, die noch bis Ende nächster Woche Zeit haben. Und am Freitag stellen Sie fest, dass Sie diese To-dos immer noch nicht erledigt haben. Mit einem Wochenplan teilen Sie längerfristige To-dos in kleine Arbeitspakete auf und geraten somit am Ende der Woche nicht in Stress.
So gehen Sie bei Ihrer Wochenplanung vor
Erstellen Sie eine kleine Tabelle mit Spalten für Montag bis Freitag. Nehmen Sie dann Ihre nicht dringenden Aufgaben, die noch zu erledigen sind, und verteilen Sie sie auf die fünf Tage. Damit Sie größere Aufgaben nicht komplett an einem Tag erledigen müssen, teilen Sie sie in kleine Arbeitspakete auf.
Verplanen Sie höchstens 40 % Ihres Arbeitstages
Achten Sie bei Ihrer Planung darauf, dass Sie höchstens 40 % Ihres Arbeitstages verplanen. Bei einem 8-Stunden-Tag sind dies also nicht viel mehr als 3 Stunden. Warum? Ganz einfach: Sie benötigen die restlichen 60 % für die Aufgaben, die neu dazukommen.
Übrigens: So ein Wochenplan eignet sich nicht nur für die Arbeit im Büro, sondern auch für den privaten Haushalt. Mit dieser Tabelle teile ich mir meine To-dos wie Bad putzen, Betten überziehen oder Großeinkauf erledigen ein, damit sich nicht alles an einem Tag ansammelt.
Fazit: Mit einem Wochenplan arbeiten Sie entspannter
Probieren Sie es doch gleich einmal aus und erstellen Sie für die kommende Woche einen Wochenplan. Denken Sie an Ihre To-dos, die am Montag noch auf Ihrem Tisch liegen, und teilen Sie diese Aufgaben - vor allem größere und längerfristige - in Arbeitspakete auf. Sie werden sehen: Wenn Sie jeden Tag einen Teil erledigen, kommen Sie am Ende der Woche nicht in Stress und erledigen alle To-dos rechtzeitig.
So könnte Ihr Wochenplan aussehen
Montag: Jahrestagung: Agenda erstellen, Ablage Reisekostenabrechnung Dr. Müller
Dienstag: Jahrestagung: Hotelzimmer für die Teilnehmer buchen, E-Mails im Postfach von Dr. Müller (Projektordner 1) sortieren
Mittwoch: Ablage Reisekostenabrechnung anschreiben, Herr Maier, E-Mails im Postfach von Dr. Müller (Projektordner 2) sortieren, Exceltabelle mit Kostenübersicht erstellen
Donnerstag: Jahrestagung: Referenten anschreiben
Freitag: Jahrestagung: Key-Note-Speaker anrufen, Exceltabelle mit Kostenübersicht prüfen und absenden