Viele Chefs sind nicht sonderlich gut organisiert. Warum auch? Sie haben ja Sie. Es stapeln sich Unterlagen auf dem Schreibtisch, zu Terminen erscheinen sie zu spät, die eigenen überziehen sie regelmäßig und Ihnen als Sekretärin überträgt man Aufgaben auf den letzten Drücker. Erleichtern Sie sich und Ihrem Chef die Zusammenarbeit indem Sie ihn besser organisieren.
Wie, das verrät Ihnen Das Sekretärinnen-Handbuch im Beitrag C32 "Cheforganisation". In dem Artikel werden die sieben häufigsten Problemen unter die Lupe genommen und Lösungen vorgeschlagen. Ein paar der Punkte fasse ich hier für Sie zusammen:
So gelingt die Cheforganisation auch wenn Ihr Chef häufig Unterlagen "verklüngelt"
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Ihr Chef Sie um eine Unterlage bittet und Sie ihm sagen, dass Sie sie ihm bereits hereingegeben hätten und er wiederum behauptet, dass er sie wieder herausgegeben hätte?
Und da Ober nun mal Unter sticht, suchen Sie nun an allen infrage kommenden Plätzen nach der Unterlage. Das kostet Zeit. Bis Ihr Chef dann zu Ihnen sagt: "Ach, hier ist sie ja!" oder "Ich glaube, ich die habe die Herrn Schneider in der letzten Sitzung gegeben."
Die Lösung:
- Legen Sie sich eine Excel-Datei an, in der Sie alle Unterlagen eintragen, die ihm hereingeben. Alles, was Sie wieder herausbekommen, markieren Sie andersfarbig oder streichen es durch. So haben Sie immer den perfekten Überblick, wann Sie ihm was gegeben haben.
- Geben Sie ihm nur Kopien beziehungsweise, fertigen sie sich von wichtigen Dokumenten selbst welche an, und heben Sie sie auf, bis das Original wieder bei Ihnen ist.
Mein Tipp: Die Excel-Datei können Sie gleich zweifach für Ihre Cheforganisation nutzen: Tragen Sie zusätzlich ein, bis wann Ihr Chef Ihnen etwas weder herausgeben muss. So achten Sie parallel ganz nebenbei auch auf die Einhaltung seiner Aufgaben und können ihn notfalls erinnern.
So funktioniert die Cheforganisation auch wenn Ihr Chef fast jeden Termin überzieht
Das kennen viele Sekretärinnen: Ihr Chef möchte, dass Sie kurzfristig einen Termin vereinbaren - eine halbe Stunde, nicht länger. Und doch dauert auch dieses Gespräch wieder einmal über eine Stunde.
Die Folge: Abgesehen davon, dass Sie alle nachfolgenden Termine verschieben müssen, gerät auch Ihr Chef in Schwierigkeiten.
Er schafft es nicht mehr, die Unterschriftenmappe durchzusehen, die Post bleibt liegen, die Präsentation für übermorgen kann er nicht mehr vorbereiten, und Zeit für die Rücksprache mit Ihnen fehlt ebenfalls.
Ihr Chef setzt sich durch das Überziehen der Termine selbst unter Druck. Hektik und Stress sind vorprogrammiert - für Ihren Chef und für Sie.
Die Lösung: Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Chef und machen Sie ihn auf das Problem und die Konsequenzen aufmerksam.
Aber vermeiden Sie hier unter allen Umständen Formulierungen wie "Jedes Mal, wenn Sie einen Termin ansetzen, überziehen Sie." Damit greifen Sie ihn an und sollten sich nicht wundern, wenn er nicht kooperiert.
Formulieren Sie lieber so: "Herr Wichtig, es kommt schon mal vor, dass Termine länger dauern als angesetzt. Das führt im Laufe des Tages zu mehr Hektik für Sie, und viele Dinge, die Sie sich vorgenommen haben, schaffen Sie dann nicht mehr. Einiges müssen Sie sogar zu Hause erledigen."
Wenn er Ihnen zustimmt, wovon Sie getrost ausgehen können, haben Sie eine gute Grundlage, um ihm Vorschläge für eine optimale Cheforganisation zu machen.