Nachdem Sie einem Mitarbeiter das neue Faxgerät erklärt haben, wenden Sie sich endlich dem Angebot zu, das Sie Ihrem Kunden eigentlich schon gestern schicken wollten. Plötzlich bittet Ihr Chef Sie, für eine kurzfristig angesagte Besprechung Getränke bereitzustellen. Dass Sie bei alledem in Zeitnot geraten, ist vorprogrammiert. Und es ist auch klar, dass es am nächsten Tag so weitergeht. Wenn auch Sie sich in einem solchen Teufelskreis befinden, sollten Sie sich so schnell es geht daraus befreien. Das klappt am besten mit einem ausgeklügelten Zeitmanagement.
Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Tagesablauf kontrollieren. Denn Sie haben es in der Hand, Ihren Zeitbedarf realistisch einzuschätzen, Ihren Zeitplan und den Arbeitsrhythmus daran auszurichten. Dies bedeutet auch, dass Sie die allgegenwärtigen Störungen unter Kontrolle bekommen müssen. Assistenz & Sekretariat Insidezeigt Ihnen, wie:
Planen Sie schriftlich
Sie können viel Zeit sparen, wenn es möglichst selten wenig effektiv genutzte Stunden in Ihrem (Arbeits-)Leben gibt. Und das gelingt Ihnen am besten, indem Sie regelmäßig fünf bis zehn Minuten für Ihre schriftliche Planung des Tagesablaufs reservieren.
Dafür empfehlen wir die „Alpenmethode“:
- A: Alle Aufgaben auflisten Notieren Sie sich alles, was Sie erledigen müssen. Auch „Belanglosigkeiten“ wie Faxe, E-Mails, Briefe, Ablage, Telefonate und sonstige Routinearbeiten.
- L: Länge der Aufgaben schätzen Sie sollten versuchen, die nötige Zeit zur Erledigung Ihrer Aufgaben so gut es geht abzuschätzen. Das ist anfangs nicht ganz einfach. Sie werden mit der Zeit jedoch immer besser wissen, wie lange Sie wofür brauchen.
- P: Pufferzeiten einplanen Hier planen Sie die Zeit für Störungen mit ein. Wenn Sie Ihren ganzen Arbeitstag verplanen, sind Sie nicht mehr flexibel.
- E: Entscheidungen treffen Entscheiden Sie, was wichtig und weniger wichtig ist und was dringend und weniger dringend ist.
- N: Nachkontrolle Besonders wichtig ist die permanente Nachkontrolle Ihres Tagesablaufs. Ohne sie, ist die ganze restliche Planung zwecklos. Dinge, die Sie nicht erledigen konnten, planen Sie für den nächsten Tag ein. Achten Sie darauf, dass Sie keine Aufgaben „vor sich herschieben“.
Das Wichtige zuerst, nicht das Dringende
„Aber wenn ich doch eben noch das erledigen muss, kann ich doch nicht …“ Doch, Sie können. Denn oft ist das Dringende nicht wirklich wichtig.
Häufig wird etwas erst dadurch dringend, dass man nicht vorausschauend geplant hat. Es ist wichtig, Prioritäten zu setzen. Erledigen Sie nicht zuerst das Schnelle und das Angenehme – nur weil es Ihnen das Gefühl gibt „etwas vom Schreibtisch zu bekommen“ –, sondern erledigen Sie das Wichtigste.
Schaffen Sie sich Freiräume
Das so genannte Pareto-Prinzip verdeutlicht: 80 Prozent unserer Arbeit schaffen wir in 20 Prozent unserer Arbeitszeit. Für die restlichen 20 Prozent müssen wir jedoch 80 Prozent unserer Zeit und Energie aufwenden. Das bedeutet, dass wir in kurzer Zeit sehr viel erreichen, wenn wir sie effektiv nutzen.
Darum: Schaffen Sie sich Freiräume, in denen Sie nur wichtige Dinge erledigen. Reservieren Sie sich die Zeit, in der es in Ihrem Unternehmen die wenigsten Störungen gibt. Stellen Sie Ihr Telefon auf eine Kollegin um und ziehen Sie sich in einen Raum zurück.
Vorausschauend planen
Erstellen Sie Ihre Tagespläne am besten am Vorabend des nächsten Arbeitstages. So können Sie auch noch kurzfristige Änderungen einbeziehen. Ein weiterer positiver Effekt: Sie kommen am nächsten Tag ins Büro und sind gut vorbereitet.
Sie können sofort „durchstarten“. Planen Sie vorausschauend: Was könnte in der nächsten Woche/nächsten Monat/ nächstes Jahr auf Sie zu kommen? Womit müssen Sie rechnen?
Bündeln Sie Aufgaben
Auch so gewinnen Sie Zeit: Bündeln Sie ähnliche und gleichartige Aufgaben, die Sie dann „in einem Rutsch“ erledigen können. Z. B. können Sie E-Mails zu ein oder zwei bestimmten Tageszeiten beantworten oder Ihre Ablage sammeln.
Delegieren Sie
Wenn jemand Ihnen Arbeit auflädt, prüfen Sie, ob Sie diese wirklich annehmen müssen. Haben Sie den Mut, zurückzudelegieren und auch Routineaufgaben anderen zu überlassen.
Machen Sie Ihre Zeiträuber ausfindig
Wenn Sie nicht immer das schaffen, was Sie vorhatten, liegt es wahrscheinlich an ganz bestimmten Dingen, die Ihnen immer wieder die Zeit stehlen. Diese Zeiträuber müssen Sie ausfindig machen, denn sonst können Sie Ihren mühsam erarbeiteten Zeitplan vergessen. Schreiben Sie zwei bis drei Wochen lang auf, was oder wer Ihnen immer wieder die Zeit nimmt.
Damit haben Sie schon den wichtigsten Schritt getan: Denn sie können daran analysieren, was die Gründe waren. Wenn Sie sich über die Störquellen im Klaren sind, können Sie diese gezielt beseitigen: zum Beispiel die Kollegen, die immer wieder in Ihrem Sekretariat Besprechungen abhalten in einen Besprechungsraum bitten.