Ist Ihre Arbeit Ihnen manchmal langweilig? Fürchten Sie sich vor der immer weiter wachsenden Routine in Ihrem Arbeitsfeld? Glauben Sie, dass Routinen Sie unflexibel, träge und ineffizient machen? Dann kehren wir die schlechten Eigenschaften, die Routine mit sich bringen kann, einfach mal um und zeigen Ihnen, wie Sie sie erfolgreich für sich nutzen können.
Beispiel: Die E-Mail-Flut
Wie viele Mails bekommt Ihr Chef täglich, und reicht seine Zeit aus, um sie alle zu lesen? Nein? Dann treffen Sie jeden Tag eine Vorauswahl der zehn wichtigsten aktuellen Nachrichten für Ihren Chef, und legen Sie ihm die vor. Alle anderen Mails, die nur in Kopie kommen, die nicht mehr aktuell sind und die Ihrem Chef keine Neuigkeiten bringen, bearbeiten Sie. Natürlich können Sie die Wichtigkeit einzelner Nachrichten mal unter- oder überschätzen, aber wenn Sie schon länger für Ihren Chef arbeiten, dann wissen Sie als Assistentin genau, welche Mails Priorität haben.
Diese Vorteile bringt Routine für Sie:
- Sie wissen jeden Tag ganz genau, wie Sie mit der Flut der Meldungen umzugehen haben.
- Sie setzen bei sich Energien frei, weil Sie nicht mehr lange über diese Arbeit nachdenken müssen.
- Sie reduzieren Ihren Stressfaktor.
- Sie steigern Ihre Leistungsfähigkeit
- Sie arbeiten mit System, das gibt Sicherheit.
- Sie werden für Ihren Chef oder ihre Kollegen berechenbar.
Was Sie beachten müssen:
Gestalten Sie Routinen nicht zu perfekt, Sie wollen es sich schließlich einfacher machen.
Trennen Sie sich von unlieb gewordenen Routinen, und organisieren Sie diese neu.
Suchen Sie Routinen, die die Ergebnisse Ihrer Arbeit verbessern:
- Checklisten
- feste Arbeits- und Tagesabläufe
- feste Chef-Besprechungszeiten mit einer Tasse Kaffe oder Tee
- festes Telefonmanagement: Welche Anrufer sollen durchgestellt, welche zurückgerufen werden?
Sprechen Sie diese Neuerungen auch mit Ihrer Kollegin ab, mit der Sie das Sekretariat leiten oder das Büro teilen.
Halten Sie sich so lange daran, bis die Routine zur Routine geworden ist.
Mit gut überlegten Routinen schaffen Sie sich ein wirksames Instrument gegen Frust und Überforderung. Es gibt Ihnen das Gefühl, die Kontrolle über Ihren Arbeitsbereich zu haben, und motiviert Sie zu weiteren Höchstleistungen.