Manche Assistentinnen und Sekretärinnen schwören bereits darauf. Andere haben sie noch nicht entdeckt oder kennen sie nur vom Hörensagen. Die Rede ist vom „Mindmapping“, einer bereits in den 70er-Jahren vom Engländer Tony Buzan entwickelten Arbeitsmethode, die heute noch hoch im Kurs steht.
Mit einer Mindmap zeichnen Sie eine Landkarte (map) Ihrer Gedanken (mind) aufs Papier. Das heißt, Sie visualisieren Ihre Gedanken mithilfe einer bildhaften Darstellung, und aktivieren damit auch Ihre rechte (bei Rechtshändern), für die Kreativität verantwortliche Gehirnhälfte.
In diesen Bereichen können Sie Mindmapping einsetzen:
1. Zur Planung:
Vorbereitung von Konferenzen, Chef- oder eigenen(Geschäfts-)Reisen, Weihnachtsaktionen, schwierigen Gesprächen sowie Weiterbildungsvorhaben.
2. Für kreative Problemlösungen:
Projektkonzeption und Erarbeitung einer Strategie, z. B. Unternehmenszeitschrift, unternehmensinternes Sekretärinnen-Netzwerk.
3. Als Gedächtnisstütze:
Protokollieren, Vorstrukturieren von Telefonaten, Bewerberkontakte, Chefanweisungen usw.
So entsteht eine Mindmap:
Das Grundmuster ist immer dasselbe und denkbar einfach.
Sie beginnen Ihre Arbeit in der Mitte eines möglichst großen Blattes, das Sie im Querformat nutzen. In die Mitte schreiben Sie Ihr zentrales Thema, um das es geht. Dann gruppieren Sie die Themen, die sich an den Kerngedanken knüpfen, um dieses thematische Zentrum herum. Und von diesen weiteren Gedanken aus verästeln Sie jeweils nach Ihren Einfällen und Assoziationen wiederum die dazugehörigen Ideen.
So verfeinern Sie Ihr Mindmap und sprechen Ihre kreative, rechte (bzw. linke bei Linkshändern) Gehirnhälfte noch besser an:
- Kreisen Sie die Themenschwerpunkte auf den Hauptästen ein. Und/oder markieren Sie sie mit Leuchtfarben.
- Benutzen Sie Farbstifte. Kolorieren Sie Hervorzuhebendes, etwa Termine, termingebundene Beschlussfassungen oder Aufgabenzuweisungen nach einem bestimmten Schema. Denkbar sind auch Farbsignale mit kleinen selbstklebenden Punkten.
- Verwenden Sie für die Hauptäste Schlüsselwörter. Schlüsselwörter sind knackig und treffend und lösen sofort eine ganze Reihe von Gedankenverknüpfungen oder Erinnerungen aus.
- Fügen Sie Bildsymbole in Ihre Mindmap ein. Entwickeln Sie Ihre persönliche Symbolsprache; z. B. Sparschwein für Kostensenkung, Uhr für Termin, Euro für Zahlungstermin usw. Denn: Bilder prägen sich ins Unterbewusstsein ein und steigern die Kreativität.
Vorteil: Auch wenn Sie die Arbeit an Ihrer Mindmap unterbrechen, werden Sie feststellen, dass Ihr Unterbewusstsein weiterarbeitet. Plötzlich haben Sie Einfälle, mit denen Sie Ihre Mindmap ergänzen können.
Tipp: Beißen Sie sich nicht an bestimmten Punkten fest. Notieren Sie alles, was Ihnen spontan einfällt. Wenn Sie sich an einer Stelle festgefahren haben, setzen Sie eben zunächst bei einem anderen Themenschwerpunkt an.