Im Office-Bereich werden die Herausforderungen immer vielfältiger und damit wächst auch in Ihrem Sekretariat die Notwendigkeit, vorhandenes Wissen transparent zu machen. Ein Mittel, dieses Ziel zu erreichen, ist das Erstellen eines Office-Handbuchs, in dem alle Sekretariatsaufgaben und die für deren Erledigung notwendigen Informationen zusammengefasst werden.
In dem Beitrag "Office-Handbuch" des SekretärinnenBriefeManagers erfahren Sie, wie Sie ein Office-Handbuch richtig aufbauen und welche Informationen enthalten sein sollten.
Was ist ein Office-Handbuch?
Ein Office-Handbuch ist die schriftliche Zusammenfassung aller Aufgaben, Abläufe und Informationen, die in einem Sekretariat vorkommen - also eine Art Gebrauchsanleitung für Ihre tägliche Arbeit. Es dokumentiert die Aufgaben eines Sekretariats in einer bestimmten Firma mit einem bestimmten Chef und einer bestimmten Aufgabenstellung und ist somit ein unverwechselbares Unikat, das in seiner Form nicht zweimal vorkommt.
Warum brauchen Sie ein Office-Handbuch?
Als Sekretärin übernehmen Sie heute mehr Aufgaben mit immer umfangreicheren Kompetenzen. Sie haben Kontakt zu vielfältigen Personengruppen und müssen sich einer wachsenden Informationsflut stellen.
Das Know-how, das Sie sich bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben erworben haben, sollten Sie aus den folgenden Gründen in einem Office-Handbuch dokumentieren:
1. Sie schaffen sich dadurch ein einmaliges Nachschlagewerk für Ihre Office-Arbeit, auf das Sie immer wieder zurückgreifen können und mit dessen Hilfe Sie
- nie mehr wichtige Arbeitsschritte vergessen und
- blitzschnell Zugriff auf alle Daten haben, die Sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen.
2. Mit dem Office-Handbuch brauchen Sie sich in Zukunft keine Sorgen mehr zu machen, wenn Sie in Urlaub gehen oder einmal krank werden, denn es ermöglicht einer Vertretung problemlos, Ihre Aufgaben eine Zeit lang weiterzuführen.
3. Ein Nebeneffekt: Bei der Arbeit an Ihrem Office-Handbuch müssen Sie Ihre jeweiligen Aufgaben und Arbeitsabläufe gezwungenermaßen überdenken und strukturieren. Dabei werden Sie sicher noch einige Verbesserungsmöglichkeiten finden, die Sie umsetzen können.
4. Die Erfahrung zeigt, dass auch Chefs das Office-Handbuch immer wieder als Informationsquelle nutzen. Vor allem bei Abwesenheit ihrer Sekretärin finden sie schnell die gesuchten Informationen.
Diese Informationen sollten im Office-Handbuch enthalten sein
In Ihrem Office-Handbuch sammeln Sie folgende Informationen:
- eine Beschreibung aller Aufgaben, die Sie in Ihrem Sekretariat zu erledigen haben,
- die Arbeitsabläufe, die dafür notwendig sind,
- alle Adressen und Anschriften, die Sie im Sekretariat benötigen sowie
- weitere grundlegende Informationen zum Unternehmen und seinen internen Regelungen.
Wie bauen Sie sich Ihr ganz persönliches Office-Handbuch auf?
Wenn es bei Ihnen noch keine schriftlichen Office-Infos gibt, werden Sie wahrscheinlich voller Schrecken daran denken, wie viel Zeit und Arbeit es Sie kosten wird, sie zu sammeln und dann zusammenzustellen. Aber keine Angst: Sie müssen nicht alles auf einmal machen.
So gehen Sie am besten vor:
- Schauen Sie sich das Muster für ein Office-Handbuch in Der SekretärinnenBriefeManager an. Ergänzen Sie es bei Bedarf mit Punkten, die für Ihre Arbeit wichtig sind, und streichen Sie andererseits Inhalte, die Sie nicht brauchen.
- Sammeln Sie ab sofort alle Informationen, die Ihnen zu den einzelnen Bereichen und Unterpunkten in Ihrer täglichen Praxis begegnen. Legen Sie sich Klarsichtmappen für die einzelnen Stichwörter an.
- Nach ein bis drei Monaten müssten Sie alle Informationen, die Sie für Ihr Office-Handbuch brauchen, gesammelt haben.
- Nun beginnen Sie, Stichwort für Stichwort schriftlich im PC zu formulieren, und bauen so nach und nach das gesamte Office-Handbuch auf. Mit einem Einsatz von durchschnittlich einer halben Stunde pro Tag haben Sie diese Aufgabe innerhalb von ein bis zwei Monaten erledigt. Dieser Aufwand ist auch in turbulenten Zeiten realistisch.
Ein Beispiel für die inhaltliche Gestaltung eines Office-Handbuchs finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel O300 "Office-Handbuch".