Da das Vorbereiten von Veranstaltungen unterschiedlichster Art auch in den Zuständigkeitsbereich der Sekretärinnen und Assistentinnen fällt, hat Assistenz & Sekretariat Inside eine Checkliste zur perfekten Veranstaltungsorganisation für Sie vorbereitet.
Weitere hilfreiche Checklisten für die perfekte Organisation finden Sie in unserem Praxis-Ratgeber "Die 55-Sekretariats-Checklisten". Ersparen Sie sich ab sofort Zeit und Arbeit und sichern Sie sich jetzt 55 Checklisten, die wirklich jeden Einsatzbereich im Sekretariat abdecken! Klicken Sie hier..
Tagungsort und -hotel auswählen und buchen
- Prospektmaterial anfordern
- Agentur beauftragen
- Faktoren wie Infrastruktur, Status bedenken
- Anzahl der benötigten Zimmer klären
- Kostenaufteilung Veranstalter und Teilnehmer klären
- Sponsoren ansprechen
- Angebote vergleichen
- Besichtigungstermin vereinbaren
- Buchung schriftlich bestätigen und Auftragsbestätigung anfordern
Tagungsinhalte koordinieren
- Unterlagen zum fachlichen Programm anfordern und prüfen
- Manuskripte anfordern und prüfen
- Referenten einweisen
Ziel der Veranstaltung definieren
- Thema oder Motto aussuchen
- Inhalte, Themen und Beiträge grob festlegen
- inhaltliche Gestaltung an Fachleute delegieren
Termine
- Termin der Veranstaltung festlegen
- Termine koordinieren
- Veranstaltungsdauer festlegen
Organisation
- Veranstaltungsleitung festlegen
- Referenten auswählen und verpflichten
- Moderator aussuchen und fest verpflichten
- Grußworte der Gäste berücksichtigen
- Manuskripte anfordern und prüfen
Zeitplan erstellen
- Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festlegen
- Dauer der Beiträge festschreiben
- Diskussion und Workshops planen
- Diskussion und Workshops mit den Referenten durchsprechen
- Pausenzeiten festlegen
Rahmenprogramm planen
- Zeitrahmen festlegen
- Personenzahl überschlagen
- Budget festlegen
- Angebote einholen
- Buchung schriftlich bestätigen lassen
- Transporte organisieren
- Veranstaltungen ankündigen
- genaue Personenzahl mitteilen
Raum und Tagungsort
- Ausstattung (Bestuhlung, Pult, Ablagetische...)
- Dekoration (Firmenlogos, Transparente, Flaggen, Blumen...)
- Technik (Projektoren, Beamer, Mikrofone, Musik, Video...)
- Termine (Aufbau des Raums und der Technik)
- Techniktest veranlassen
- Allgemeines (Beschilderung Toiletten, Parkplatz...)
Bewirtung
- Getränke zur Tagung und zum Essen aussuchen
- Personenzahl festlegen
- Pausenbewirtung
- Sonstiges (Begrüßungsgetränk und/oder -imbiss)
Einladungen organisieren
- Form festlegen (Rundschreiben, Einladungskarten...)
- Text aussuchen
- Antwortkarte oder Formular erstellen
- Ansprechpartner nennen
Sonstiges
- Teilnehmer registrieren
- Namensschilder drucken
- Tisch-Namensschilder drucken
- Teilnehmerlisten erstellen
- Shuttle-Service vom Hotel zum Tagungsort einrichten
- Veranstalter Haftpflicht abschließen
- Steuerfragen klären
- Personaleinsatz organisieren
- Ablaufplan erstellen
- Tagungsmappen für alle Teilnehmer zusammenstellen
- Foto- und Videoaufnahmen organisieren
- Sitz- und Tischordnung festlegen
- Dolmetscher bestellen, wenn notwendig
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