Wissen Sie manchmal gar nicht, was Sie zuerst erledigen sollen? Ihrem Chef ist das wichtig, den Kollegen das andere. Aber die Devise lautet immer: Alles sofort, am besten gestern. Sie tun, was Sie können, aber manchmal bleiben Sachen einfach liegen. Dann haben Sie zwar ein schlechtes Gewissen, aber es geht eben nicht anders.
Wenn es Ihnen manchmal auch so geht – immer alles schnell, schnell und immer alles sofort -, müssen Sie sich dazu entscheiden, strikt nach Prioritäten zu arbeiten. Von oben nach unten den Stapel abzuarbeiten ist riskant. Manchmal greift auch in solchen Situationen das Lustprinzip, nämlich dass Sie zuerst das erledigen, was Ihnen am sympathischsten erscheint. Doch das ist, wie Sie selbst wissen gefährlich.
Sieben weitere Tipps, wie Sie Ihre Organisation ganz leicht optimieren und ab sofort Zeit sparen, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel S12 "Selbstorganisation als Sekretärin".
Und so funktioniert es mit den Prioritäten
Bringen Sie eine Struktur in Ihren Arbeitsalltag, die Sie sich soweit dies geht, selbst vorgeben.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Besprechen Sie zunächst täglich mit Ihrem Chef die anfallenden Aufgaben. Legen Sie mit ihm die Prioritäten fest. Halten Sie dann Ihre eigenen Prioritäten schriftlich fest.
Prioritäten, die Sie nur im Kopf haben, geraten schon einmal durcheinander. Denn: zu viel passiert im Laufe eines Tages, und "Kopfprioritäten" werden dann man eben "umpriorisiert". Eine klare Entscheidung über Prioritäten ist dann am einfachsten, wenn Sie sie schriftlich festgehalten haben.
Er ist unerlässlich, dass Sie Ihre Aufgaben alle auf einem Block notieren, auch die, die sich im Laufe eines Tages ergeben, und jeder einzelnen eine Priorität zuweisen – beim nächsten Gespräch mit Ihrem Chef klären Sie in Zweifelsfällen die Prioritäten.
So sortieren Sie Ihre Aufgaben am einfachsten nach Prioritäten
Priorität A: Sofort erledigen
Fragen Sie sich, was passiert, wenn Sie diese Aufgabe nicht sofort erledigen. Nichts? Dann handelt es sich nicht um eine A- Priorität. Es passiert etwas? Beispielweise: Ihr Chef hätte keine Unterlagen für die Präsentation? Dann handelt es sich eindeutig um eine A- Priorität.
Priorität B: Später erledigen
Es wäre gut, wenn Sie sich noch heute dieser Aufgabe widmen könnten. Wenn Sie es nicht schaffen, wird sie am folgenden Tag zur A- Priorität. Beginnen Sie mit der Erledigung der B-Prioritäten, wenn Sie Ihre A-Prioritäten erledigt haben.
Priorität C: Bei Gelegenheit erledigen
Allgemein werden C-Prioritäten als "Kleinkram" bezeichnet. Doch im Sekretariat kann dieser Kleinkram sehr wichtig sein.
C-Prioritäten sind im Sekretariat Aufgaben, die nicht dringend sind und die weder heute noch am folgenden Tag erledigt werden müssen. Es handelt sich um Aufgaben, die Sie auf einen bestimmten Termin legen können, an dem sie dann erledigt werden sollten.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Ihr Chef wirft Ihre Prioritäten um?
Je häufiger Ihr Chef Ihre Prioritäten durcheinander bringt – vornehmer gesagt, die Prioritäten neu vergibt -, desto wichtiger ist es, dass Sie eine Prioritätenliste führen.
Denn mit einem Blick auf Ihre Prioritätenliste können Sie Ihrem Chef sagen, was Sie schaffen und was nicht. Mit einem Blick können Sie ihn darüber informieren, welche Prioritäten Sie noch bis "Dienstschluss" abarbeiten müssen. Mit einem Blick können Sie entscheiden, ob Sie "nein" sagen müssen.
Bitten Sie Ihren Chef bei Ihrer Prioritätenliste um Hilfe
Er wirft wieder mal alle Prioritäten um? Kein Problem. Bitten Sie ihn zu entscheiden, was für ihn die höchste Priorität hat. Versuchen Sie nicht, das Unmögliche möglich zu machen und alles zu erledigen. Es gibt Grenzen, und die setzen Sie, indem Sie ihm eine Entscheidung abverlangen. Ja klar, könnten Sie alles schaffen. Aber dann sitzen Sie wieder bis spät abends im Büro. Das wollen Sie doch nicht. Also: Lassen Sie ihn die Prioritäten (neu) sortieren.