Einige Organisations-Gewohnheiten halten sich hartnäckig in deutschen
Sekretariaten. Untersuchen Sie Ihre Büroorganisation doch einmal nach
den folgenden Stichpunkten und prüfen Sie, ob wirklich alles effizient und einfach zu handhaben ist:
Büroklammern. Sie verhaken sich leicht mit anderen Büroklammern, machen Papierstapel unhandlich und bieten keine Sicherheit, dass sie das Zusammengehörige auch wirklich zusammenhalten.
Besser: Verwenden Sie lieber Klarsichthüllen oder Heftklammern, wenn Sie mehrere Blatt Papier bündeln wollen.
Prospekthüllen. Das sind die mit dem weißen Lochstreifen am linken Rand. Sie sind wegen ihrer Überbreite fast immer unpraktisch. Benutzen Sie sie nur, wenn Sie Schriftstücke abheften müssen, die nicht gelocht werden dürfen (wie Zeugnisse).
Besser: Benutzen Sie – statt der üblichen Sichthülle (nur oben offen) – die Variante, die auch seitlich offen ist. Für alle anderen Gelegenheiten nutzen Sie lieber einfache Klarsichthüllen, am besten farbige. Ordnen Sie jeder Farbe ein Einsatzgebiet zu.
Die „Behördenheftung“. Diese hält sich erstaunlich hartnäckig in vielen Büros: Also die Vorschrift, dass in einem Ordner die neuesten Seiten hinten eingeordnet werden müssen, um die „logische Reihenfolge“ (wie in einem Buch) zu bewahren.
Besser: Stellen Sie um auf die praktischere „Wirtschaftsheftung“, und ordnen Sie Neues vorne ein – wie Sie es auch mit Ihren Loseblattmappen machen (sollten). Nur eine Frage der Gewohnheit, und die Zeitersparnis, sowohl beim Einheften neuer Unterlagen als auch beim Zugriff darauf, ist beträchtlich.
Ordner. Sie werden generell noch immer viel zu häufig für Unterlagen eingesetzt, die viel besser lose in Stehsammlern, Steh- oder Hängemappen untergebracht wären. Besser: Nutzen Sie Ordner vor allem für Dokumente, die in der Chronologie bleiben müssen, die stapelweise abgelegt werden können und die nach dem Abheften keinem allzu häufigen Zugriff mehr unterliegen. Schnellhefter. Die haben ihren Namen offensichtlich in der Lotterie gewonnen. Denn schnell sind sie ganz sicher nicht.
Besser: Fast immer sind Sie mit Klemmmappen, die es in den unter- schiedlichsten Ausführungen gibt, viel besser bedient.
Offene Behältnisse. Wenn es nicht um Gegenstände geht, auf die Sie dauernd zugreifen, ist die Aufbewahrung von Unterlagen in offenen Behältnissen nicht zu empfehlen. Sie verstauben und verschmutzen leicht.
Besser: Geschlossene Behältnisse sind den offenen meist überlegen: Gleichförmige Behältnisse wirken ruhiger, lassen sich in der Regel stapeln, und die Inhalte sind vor Licht und Staub geschützt. Beispiele: Schubladensysteme für CDs und andere Speichermedien, geschlossene Kartonstehsammler für alte Jahrgänge einer Zeitschrift (wenn Sie die wirklich aufheben wollen), stabile flache Pappkisten für Büro-Utensilien aller Art.
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