Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind Hüterinnen der Personalakten. Hier erfahren Sie, wie Sie Personalakten am besten organisieren. Diese Ordnung können Sie einer Personalakte geben:
Das Deckblatt.
Darauf notieren Sie die persönlichen Daten des Mitarbeiters. Das sind:
- Familienname, Vorname, Anschrift
- Geburtsdatum
- Beginn der Beschäftigung – Ende der Beschäftigung
- Rentenversicherungsnummer – Steuernummer
- Krankenkasse – zuständiges Finanzamt
- Bankverbindung
- aktuelles Arbeitsentgelt
Die Arbeitspapiere.
Dazu gehören:
- die aktuelle Steuerkarte
- eine Kopie des Sozialversicherungsausweises
- Erklärungen über Nebenbeschäftigungen oder bei Aushilfsbeschäftigungen die Freistellungsbescheinigung
- Arbeitserlaubnis ausländischer Arbeitnehmer
- Kopien der Steuerkarten der Vorjahre und Meldungen für die Krankenkasse
Die chronologische Entwicklung des Mitarbeiters.
Hier legen Sie ab:
- Lohn- oder Gehaltsveränderungen
- Versetzungen
- Beurteilungen, geleistete Weiterbildungsmaßnahmen
- Dokumentationen über hervorragende Leistungen
- Abmahnungen
- Niederschriften von Anhörungen und Verweisen
Die Korrespondenz.
Hierzu zählen alle Schreiben, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zukommen lässt. Dadurch wird dokumentiert, dass der Arbeitgeber vollständig seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nachgekommen ist.
Der Arbeitsvertrag.
Hierzu gehören:
- der Arbeitsvertrag im Original
- alle späteren Änderungen, auch Dienstvereinbarungen, die im Laufe der Beschäftigung geschlossen werden
- Bewerbungsunterlagen und Ergebnisse des Einstellungstests
- Personalfragebogen, der vom Mitarbeiter ausgefüllt wurde
Das Ende der Beschäftigung.
Hier ordnen Sie ein:
- das Kündigungsschreiben
- Aufhebungsvertrag und unterschriebene Ausgleichsquittung
Die Nebenakten.
Geben Sie Hinweise dazu in der Personalakte. Nebenakten sind in der Regel Unterlagen, die in zeitlicher Reihenfolge archiviert werden sollten.
Dazu gehören unter anderem die
- Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- Zeiterfassungskarten,
- Urlaubs- und Fehlzeitendatei,
- medizinische Unterlagen.
Achten Sie hier ganz besonders auf den Datenschutz!
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