Die meisten Sekretärinnen stöhnen über die tägliche Ablage. Hier einige Tipps: Vermeiden Sie generell die Stapelablage. Sie ist die zeitaufwändigste der Ablagemöglichkeiten, weil Sie immer den gesamten Stapel durchsuchen müssen. Praktischer sind die folgenden drei Ablagemöglichkeiten:
1. Stehablage.
Stehsammler eignen sich besonders für Prospekte, Zeitungen und Zeitschriften. Auch Loseblatt-Informationen, die nicht eingeheftet werden sollen, sind in Stehsammlern gut aufgehoben.
2. Ablage in Ordnern.
Das hat sich als praktische Archivlösung bewährt, zum Beispiel für Massenbelege wie Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Lieferscheine. Auch Ihre Korrespondenz und die dauerhaft wichtigen Schriftstücke sind gut in Ordnern aufgehoben. Denn: Ordner sind jederzeit erweiterbar und bieten eine gute Übersicht.
3. Hängeablage.
Hängemappen eignen sich besonders für aktuelle Vorgänge. In der Hängeregistratur sind Ihre Handakten, die einen häufigen direkten Zugriff erfordern, und aktuelle Vorgänge, die Sie gerade bearbeiten, ideal untergebracht. Eine ausziehbare Schreibtisch-Schublade, ein fahrbarer Mappenwagen oder auch eine Hängeregistratur-Box bieten Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.
Auch Ihre Wiedervorlage können Sie als Hängeregistratur einrichten:
Benutzen Sie 31 Tagesmappen und 12 Monatsmappen. Schauen Sie täglich in die aktuelle Tagesmappe, und ordnen Sie am Anfang eines Monats die Inhalte der Monatsmappe in die Tagesmappen ein.
Erstellen Sie auf dem PC einen Aktenplan für Ihre Ablage mit System:
Sortieren Sie die Stichwörter nach übergeordneten Sachgebieten, für die Sie jeweils einen Ordner beziehungsweise eine Reihe von Ordnern anlegen. So verringern Sie die Suchzeit. Weiterer Vorteil: Auch Ihrem Chef, Mitarbeitern oder Aushilfen dient der Aktenplan als Orientierung.
Beispiel Aktenplan
| 1. Grundsätzliches 1.1. Gründung/Firmenchronik 1.2. ... | Schrank 1 |
| 2. Anlagen 2.1. Grundstücke 2.2. ... | Schrank 1 |
| 3. Finanzen/Rechnungswesen 3.1. Finanzierung/Investition | Schrank 2 (abgeschlossen) |
| 4. Personalwesen 4.1. ... | Schrank 2 (abgeschlossen) |
| 5. Verwaltung 5.1. ... | Schrank 3 |
So sortieren Sie die Schriftstücke innerhalb der Ordner und Mappen:
| Alphabetisch: nach Buchstaben | z. B. für Telefon- und Adressbücher, Korrespondenz |
| Numerisch: nach Zahlen | z. B. bei Konto-, Kunden- und Artikelnummern |
| Alphanumerisch: Kombination von Buchstaben und Zahlen | z. B. für Autokennzeichen (M – SA 143) |
| Chronologisch: nach Tag, Monat oder Jahr | z. B. für Belege, Korrespondenz. Legen Sie den jüngsten Vorgang obenauf. |
| Farblich: Trennblätter oder ganze Ordner haben verschiedene Farben | Ordnen Sie z. B. verschiedenen Unternehmensbereichen oder Jahren eine Farbe zu. |