Die Herausforderung lautet also: Wie verteidigen Sie Ihre Projektarbeit gegen das Tagesgeschäft? Lesen Sie hier fünf praxiserprobte Strategien, mit denen Ihnen das gelingt.
1. Bereits bei der Planung mögliche Delegationen prüfen
Prüfen Sie immer so früh wie möglich, wer Ihnen konkrete Projektarbeiten abnehmen kann, und informieren Sie externe Partner, Mitarbeiter bzw. Kollegen entsprechend, damit diese die nötige Zeit einplanen können.
Ihre Vorteile:
- Sie verhindern, dass Sie mitten im Projekt, wenn es dafür zu spät ist, feststellen, dass sich bestimmte Aufgaben gut hätten delegieren lassen.
- Sie stellen sicher, dass Externe Ihnen zum gewünschten Zeitpunkt zuarbeiten können.
Tipp: Zulieferern "Vor-Termine" setzen
Wenn Sie Projektaufgaben extern oder intern delegieren, hat es sich bewährt, mit den Betreffenden "Vor-Termine" zu vereinbaren.
Das heißt: Verraten Sie nicht, dass Ihnen die Lieferung am 17. November reichen würde. Bestehen Sie darauf, dass Sie die Arbeit spätestens am 14. November auf dem Tisch haben.
Ihr Vorteil: Sie reduzieren das Risiko, mit Ihrer Arbeit stecken zu bleiben, weil andere unzuverlässig sind (den Termin verschlafen oder "auf den letzten Drücker" arbeiten und es doch nicht schaffen).
2. Portionieren durch eigene Meilensteine
Nehmen Sie sich gar nicht erst vor, die Projektaufgaben an einem bestimmten Tag kurz vor Termin komplett und konzentriert erledigen zu wollen. Es kommt ganz sicher etwas dazwischen. Besser gehen Sie folgendermaßen vor:
- Portionieren Sie Ihre Projektarbeit bis zum nächsten Abgabetermin in Teilaufgaben bzw. Meilensteinen bis zum nächsten Abgabetermin.
- Legen Sie dann fest, bis wann Sie den ersten Meilenstein erledigen.
- Erst wenn dieser erledigt ist, bestimmen Sie, bis wann der zweite geschafft sein soll etc.
Ihre Vorteile:
- Sie tun sich leichter, auch kleine verfügbare Zeitabschnitte für das Projekt zu nutzen.
- Es motiviert Sie, immer wieder in vorgesehener Zeit kleine "Hürden" auf dem Weg zu Ihrem Abgabetermin genommen zu haben.
3. "Leerzeiten" nutzen
Denken Sie bezüglich der Projektarbeit niemals: "Ach, das hat noch keine Eile. Das muss ja erst ... fertig sein." Denken Sie stattdessen: "Was weg ist, ist weg!" Nutzen Sie deshalb jede Gelegenheit, etwas getan zu bekommen; etwa wenn ein Kunde auf sich warten lässt, das Meeting verschoben wurde ...
Ihre Vorteile:
Dadurch, dass Sie kontinuierlich am Projekt dranbleiben, kommen Sie geistig nicht aus dem Thema raus. Auch wenn Sie nur kleine Schritte vorankommen, bleibt Ihr Unterbewusstes am Thema und kann von Mal zu Mal nach jeder Unterbrechung den Faden schneller wieder aufnehmen. Es motiviert Sie, wenn Sie erleben, wie Sie tatsächlich "ganz nebenbei" Ihrem nächsten Meilenstein kontinuierlich näherkommen.
4. Wettlauf gegen den eigenen Zeitplan
Entwickeln Sie den sportlichen Ehrgeiz, stets deutlich früher als geplant mit dem nächsten Zwischenergebnis fertig zu werden.
Ihre Vorteile:
Sie setzen sich damit selbst unter positiven Stress. Der Stress ist positiv, weil Ihnen kein fremdbestimmter Termin im Nacken sitzt, sondern Ihr eigener Ehrgeiz. Sie erleben ähnliche Antriebs- und Erfolgsgefühle wie Sportler, die sich selbst Leistungsziele vorgeben. Sie erkämpfen sich damit Zeitpuffer. Falls Ihre Pläne doch einmal durchkreuzt werden, halten Sie den Abgabetermin trotzdem ein - das erspart Ihnen negativen Stress.
5. Auf Perfektion bei Unwichtigem verzichten
Gehören Sie zu den Menschen, die alles perfekt erledigen? Die nichts freigeben, ohne selbst Details noch mehrmals gründlich geprüft zu haben? Dann sollten Sie bewusst Ihren Perfektionsanspruch zurückschrauben. Sie wollen und werden für das Projekt gute Arbeit leisten, es müssen jedoch nicht immer 100 % sein. Trainieren Sie, gut statt perfekt zu arbeiten, indem Sie sich realistische Qualitätsstandards setzen.
Ihre Vorteile:
- Sie sind zufriedener mit sich.
- Sie gewinnen Zeit, die Sie in andere Aufgaben investieren können.
Fazit
Das "Tagesgeschäft" hat die Eigenart, dass es sich breitmacht. Sie wirbeln und erledigen 1 000 Dinge und merken nicht, wie die Zeit vergeht. Plötzlich ist der Tag vorbei, und wichtige Projekte, die aber (noch nicht) dringlich sind, sind wieder einmal liegen geblieben. Nutzen Sie die fünf Tipps, um Ihre Projektarbeit gegen das Tagesgeschäft zu verteidigen!