Wenn Sie abteilungsübergreifend ein Projekt organisieren, zum Beispiel eine große Veranstaltung Ihres Unternehmens, arbeiten Sie mit mehreren Kollegen zusammen. Zu Beginn des Projekts werden Sie gemeinsam die Vorgehensweise und die Aufgabenverteilung festlegen.
Als Leiterin des Projekts gehen Sie am besten so vor:
Besprechen Sie mit den Beteiligten ausführlich die gewünschten Ergebnisse bzw. Zwischenergebnisse der gemeinsamen Projektarbeit. Vermeiden Sie es aber, mehr oder weniger vorzuschreiben, wie das jeweilige Ergebnis erreicht werden soll. Das heißt: Engen Sie Ihre Kollegen nicht in ihrem Handlungsspielraum ein. Den Weg zum Ziel sollen sie selbst bestimmen. Das motiviert.
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Klären Sie im Rahmen der Projektarbeit Folgendes mit Ihren Kollegen:
1. Welches Ergebnis soll wer innerhalb des Projektes bis wann erreichen? Definieren Sie das Ziel so exakt wie möglich, um spätere Diskussionen aufgrund unterschiedlicher Interpretationen zu vermeiden: Finden Sie – wenn möglich – eine messbare Größe: "Frau Schaler legt im nächsten Meeting am 3.10. die Angebote von 5 infrage kommenden Hotels vor. Die Angebote enthalten: Preise für 1Übernachtung + Frühstück pro Person + Tagungspauschale + Dinnerpreis pro Person."
2. Kann der am Projekt teilnehmende Kollege das Ergebnis in der vorgegebenen Zeit mit den vorhandenen Mitteln erreichen?
Das heißt: Wie schätzt der Kollege seinen Zeitplan selbst ein?
Erstellen Sie einen genauen Projekt-Plan mit allen wichtigen Ergebnissen, Terminen und den dafür zuständigen Mitarbeitern. Tragen Sie für jeden Kollegen dessen eigene Einschätzung ein, mit welcher Wahrscheinlichkeit er sein Ergebnis im vorgegebenen Zeitrahmen erreichen wird.
Grün: Er erreicht das Ergebnis sicher.
Gelb: Er kann das Ergebnis nur mit Mühe und unter Ausschöpfung aller verfügbaren Zeit erreichen.
Rot: Er kann das Ergebnis wahrscheinlich nicht bis zum vorgegebenen
Zeitpunkt erreichen.
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Der Vorteil der farblichen Markierungen: So entdecken und visualisieren Sie frühzeitig Risikobereiche innerhalb des Projektes, die Sie dann verstärkt beobachten und nachverfolgen können.