- Alle Beteiligten sollten teilnehmen - So erhalten alle den gleichen Informationsstand und können sich besser aufeinander abstimmen. Legen Sie einen kurzen Zeitrahmen fest und lassen Sie sich von jedem Teilnehmer einen Terminvorschlag sowie zwei Alternativen geben.
- Fertigen Sie eine Projekt-roadmap an - Sie enthält erste Planungsschritte, wesentliche Projektphasen sowie Meilensteine mit Angabe der Termine. Die Roadmap ist die Basis für anschließende Planungsworkshops, in denen detaillierte Planungsinhalte festgelegt werden.
- Präsentation für den Projektleiter - Im Kick-off-Meeting entscheidet jeder Teilnehmer, welche Erfolgsaussichten er dem Projekt beimisst und welches Engagement er einbringen wird. Motivierende Zitate, Metaphern und Erfolgsberichte aus vergangenen Projekten eignen sich hervorragend zur Motivation der Teilnehmer.
- Kick-off-Protokoll - Notieren Sie Projektziel, wichtige Punkte 7 Ergebnisse im Protokoll, verteilen Sie es an alle Projektbeteiligte und laden Sie zur nächsten Besprechung ein.
Hinweis: Der Zeitaufwand für eine gründliche Vorbereitung des Kick-off-Meetings lohnt sich, weil dies ausschlaggebend für einen guten Verlauf des Projekts ist.