Den Tagesablauf Ihres Chefs effizient zu gestalten und dennoch allen Interessen gerecht zu werden, gleicht der Quadratur des Kreises. Denn seinen Alltag prägt eine nicht abreißende Kette von Besprechungen und Dienstreisen. Und zugleich soll die Cheftür jederzeit jedem offen stehen. Was ist zu tun?
Entwerfen Sie einen Rahmenplan
für die Tage, in denen Ihr Chef tatsächlich einmal im Büro ist, als gemeinsame Orientierungsbasis. Dieser Rahmenplan sollte zur Gewohnheit werden und Ihre Zusammenarbeit regeln. Klar, dass Sie Ihren Organisationsentwurf erst einmal Ihrem Chef zeigen, um dann einen endgültigen Rahmenplan festzulegen, mit dem Sie beide gut leben können.
Planen Sie in diesem Rahmenplan feste Zeiten ein,
in denen er seinen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Und sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter diese Zeiten kennen und respektieren. Denn nur so treffen diese auf einen Chef, der ihnen wirklich zuhören kann. Die festen Sprechzeiten können Sie den Mitarbeitern z. B. in einem Meeting gut nahe bringen.
Wer sich in Zukunft nicht an die Zeiten hält und zu Unzeiten ins Chefbüro stürmt, wird von Ihnen höflich daran erinnert.
Blocken Sie Telefonate ab, und führen Sie eine Telefonliste.
Die wenigsten Anrufe sind so wichtig, dass sie von Ihrem Chef sofort entgegengenommen werden müssen. Lassen Sie sich vom Anrufer die Stichworte sagen, und versprechen Sie einen kurzfristigen Rückruf. Für die Erledigung dieser Anrufe haben Sie für Ihren Chef in Ihrem Rahmenplan eine bestimmte Zeitspanne vorgesehen, und als perfekte Assistentin oder Sekretärin geben Sie ihm auch gleich die notwendigen Unterlagen dazu. Viele Telefonate können Sie ohne sein Zutun erledigen. Sie brauchen ihn nur noch in Kenntnis zu setzen. Klären Sie, in welchen Fällen Sie das tun dürfen, und in welchen Fällen Sie immer durchstellen müssen.
Lassen Sie Ihrem Chef Freiräume,
denn eine bestimmte Zeitspanne in Ihrem Rahmenplan muss für ihn persönlich oder für Unvorhergesehenes reserviert sein. In dieser Zeit darf er unter keinen Umständen gestört werden, auch nicht von Ihnen. Diese Zeit braucht er, um konzentriert an Problemlösungen und Strategien zu arbeiten.
Rechnen Sie mit Rückschlägen.
Ob der gemeinsame Rahmenplan immer eingehalten werden kann, hängt auch vom Temperament Ihres Chefs ab. Lassen Sie sich nicht entmutigen, und versuchen Sie immer wieder, Ihre gemeinsamen Abmachungen durchzusetzen, indem Sie Ihren Chef an die Regeln erinnern. Auf Dauer wird auch er die Ordnung im Tagesablauf und das damit verbundene effiziente Arbeiten zu schätzen wissen.