„Mit freundlichen Grüßen“ endet fast jeder Brief, den Sie schreiben. Aber Sie müssen diese drei Wörter nicht mehr jedesmal neu tippen! Um das Verfassen von Briefen und anderen Dokumenten zu beschleunigen, bieten moderne Textverarbeitungsprogramme einige Hilfen an, z. B.:
- Shortcuts: Tastenkombinationen zur schnellen Ausführung umständlicher Befehle
- AutoText: eigens definierte Texteinträge zum rationellen Schreiben häufig wiederkehrender Textpassagen
- Makros: Befehle, mit denen sich eine Folge von Aktionen unter einem einzigen Befehlsnamen abrufen läßt
Jede Software wird in der Regel mit vordefinierten Shortcuts, Auto-Text-Einträgen und Makros geliefert. Sie können sich jedoch für Ihre individuellen Bedürfnisse leicht eigene Befehle erstellen. Am Beispiel von Win-Word zeigen wir Ihnen im folgenden einige Beispiele.
SCHNELLE SHORTCUTS
Damit sind spezielle Tastenkombinationen gemeint, mit denen Sie fast alle Computer-Befehle schneller ausführen können. Für viele Standard-Funktionen bietet WinWord schon vorbereitete Shortcuts. Diese finden Sie im Menü „Extras“ – „Anpassen“ auf der Schaltfläche „Tastatur“. Sie können sich aber auch individuelle Shortcuts schnell selbst anlegen:
Eigene Shortcuts anlegen
So gehen Sie in WinWord vor: Im Menüpunkt „Extras“ klicken Sie auf die Option „Anpassen“. Dort wählen Sie die Schaltfläche „Tastatur“. Nun werden Ihnen alle Befehle des Programms angezeigt. Wenn Sie die Markierung auf einen Befehl setzen, sehen Sie ggf. den dazugehörigen Shortcut.
Einen eigenen Shortcut legen Sie so an: Suchen Sie sich den Befehl in der entsprechenden Kategorie aus, und weisen Sie ihm eine Tastenkombination im Feld „Neuen Shortcut drücken“ zu. Sollte diese Kombination schon für einen anderen Befehl verwendet werden, wird Ihnen dies angezeigt.
Probieren Sie es gleich einmal aus: Weisen Sie beispielsweise dem Befehl „Datei schließen“ die Tastenkombination „Alt+<“ zu. Damit können Sie nun alle Dokumente blitzschnell schließen.
AUTOMATISCHE TEXTEINTRÄGE
Eine weitere Möglichkeit, mit WinWord viel Zeit zu sparen, stellt die Funktion „AutoText“ dar. Wie der Name schon andeutet, werden damit automatisch einzelne Wörter oder ganze Textpassagen in Ihre Dokumente eingefügt.
Einen AutoText-Eintrag definieren
Wenn Sie beispielsweise ein Protokoll schreiben müssen, wo das Wort „Finanzierungsberatungsunternehmen“ ständig auftaucht, können Sie dafür einen AutoText-Eintrag nutzen. Sie tippen das Wort einmal, markieren es und öffnen im Menü „Einfügen“ das Dialogfeld „AutoText“. Dort klicken Sie auf „Neu“. Nun öffnet sich das Dialogfeld „AutoText erstellen“, und Sie werden aufgefordert, einen Namen für den AutoText-Eintrag einzugeben. Dieser Name sollte ein möglichst sinnvolles Kürzel sein, zum Beispiel „fb“. Wenn Sie das Kürzel eingegeben haben, klicken Sie auf „OK“ und verlassen das Menü.
Testen Sie nun Ihren AutoText-Eintrag in dem Protokoll. Dazu tippen Sie das Kürzel „fb“ und drücken dann die Taste F3 auf Ihrer Tastatur. Das Programm ersetzt nun das Kürzel durch den von Ihnen definierten AutoText-Eintrag.
INDIVIDUELLE MAKROS
Unter einem Makro versteht man eine Zusammenfassung mehrerer aufeinanderfolgender Computer-Befehle. Ein Makro eignet sich beispielsweise hervorragend zur Vereinfachung Ihrer Ablage, da Sie auf diese Weise alle Dokumente blitzschnell mit ihrem Speicherpfad kennzeichnen können.
Makro-Aufzeichnung
Und so legen Sie in WinWord ein Makro an: Gehen Sie im Menü „Extras“ auf den Abschnitt „Makro“, und klicken Sie auf den Befehl „Aufzeichnen“. Nun geben Sie Ihrem Makro einen Namen, beispielsweise „Pfad“. Klicken Sie dann auf „OK“. Ab jetzt werden alle Ihre Befehle aufgezeichnet. Das erkennen Sie an dem Makro-Symbol auf Ihrem Bildschirm
Kennzeichnung aller Dateien mit einem Makro
Um alle Ihre Dateien unauffällig in der Fußzeile mit dem Speicherpfad zu kennzeichnen, legen Sie das folgende Makro an: Nachdem Sie die Makro Aufzeichnung gestartet haben (s. o.), klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Kopf- und Fußzeile“. Sie kommen dann automatisch in die Kopfzeile, wechseln nun aber in die Fußzeile (Icon „Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln“). Nun gehen Sie in das Menü „Einfügen“ und klicken dort auf das Untermenü „Feld“. Als Kategorie wählen Sie „Dokument-Information“ und markieren im Kasten „Feldname“ das Wort „Dateiname“. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ unten rechts. Wählen Sie jetzt die Registerkarte „Spezifische Schalter“.
Der Schalter „\p“ wird automatisch angezeigt. Sie müssen nur noch auf „Hinzufügen“ klicken und dann zweimal auf „OK“. Das Menü schließt sich, und Sie befinden sich wieder in der Fußzeile Ihres Dokuments. Der Cursor steht nun hinter dem eingefügten Feld. Markieren Sie das Feld mit Strg + Shift + <-- , und formatieren Sie es nach Belieben (am besten mit einer kleinen Schrift). Verlassen Sie dann die Fußzeile mit der Schaltfläche „Schließen“ der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“, und beenden Sie die Makro-Aufzeichnung, indem Sie auf das Viereck in der Makro-Symbolleiste klicken.
Das Makro ausführen
Damit ist Ihr Makro angelegt. Testen Sie es, indem Sie in ein anderes Dokument gehen, im Menüpunkt „Extras“ „Makro“ anklicken und Ihr selbst angelegtes Makro „Pfad“ ausführen. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, erscheint in der Fußzeile Ihres Dokuments nun in Sekundenschnelle der Dateiname mit dem vollständigen Pfad, beispielsweise so: C:\Eigene Dateien\Allgemein\Einladung0398.doc. Jetzt brauchen Sie nie mehr in Ihren Datei-Ordnern nach dem Speicherort eines bestimmten Briefs zu suchen. Mit diesem Makro kennzeichnen Sie jedes Dokument blitzschnell, aber unauffällig mit seinem Speicherpfad.