Gerade vor dem Urlaub möchte man, dass der Schreibtisch aufgeräumt und alles geordnet ist. Das gilt vor allem auch für die angesammelten E-Mails – besonders, wenn auch Sie Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang haben.
Räumen Sie also rechtzeitig radikal auf
Schieben Sie alle E-Mails, die älter als eine Woche sind, in einen Unterordner, den Sie beispielsweise "Archiv bis Juni 2010" nennen. In der Regel sind diese alten E-Mails alle abgearbeitet. Sie haben wahrscheinlich keine Nachrichten in Ihrem Posteingang, die älter als zwei Wochen sind und die Sie nicht bearbeitet haben. Also, fassen Sie sich ein Herz und räumen Sie auf.
Die 5 wichtigsten Office Korrespondenz aktuell-Tipps, damit Sie den Überblick behalten und Zeit sparen
- Lesen Sie immer die aktuelle E-Mail zuerst. Der Grund: Lesen Sie eine ältere zuerst und antworten darauf, hat sich dies vielleicht ein paar E-Mails später schon erledigt. Ihre Arbeit war vergeblich und es macht keinen guten Eindruck beim Empfänger.
- Entscheiden Sie, wenn Sie eine E-Mail geöffnet und gelesen haben, sofort, was Sie damit machen werden. Schließen Sie sie nicht wieder, um sie sich später anzuschauen.
- E-Mails, die zu einem Projekt/einem bestimmten Thema gehören, schieben Sie in einen Unterordner zu dem Projekt.
- Kurze E-Mails, wie zum Beispiel Terminbestätigungen, erledigen Sie sofort. Tragen Sie den Termin ein und löschen Sie die Mail dann aus Ihrem Posteingang. Alternativ können Sie die E-Mail direkt in Ihren Kalender "ziehen".
- E-Mails, die Sie später beantworten müssen, schieben Sie in Ihre Aufgaben.
Ihr Ziel sollte sein, dass Ihr E-Mail-Posteingang am Ende eines Tages nie mehr als etwa fünf E-Mails enthält.
Und wie sich hier die optimal von Outlook unterstützen lassen, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell. Denn die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz finden Sie nur hier. Aber sehen Sie doch selbst ...