Welche Sekretärin oder Assistentin hört schon das Thema Ablage gern! Trotzdem muss sie gemacht werden, denn sie ist eine der wichtigsten Grundlagen für Ihr Office-Management.
Grundsätzlich durchlaufen Vorgänge in einem Unternehmen drei Aktualitätsstufen:
Stufe 1:
Der Vorgang wird bearbeitet. Dazu behalten Sie (oder Ihr Chef) die Dokumente in der Arbeitsplatz- Ablage. Praktisch sind dafür Hängeregister. Achtung! Tagesaktuelle Vorgänge wie z. B. Werbung, Produktangebote, die Sie nicht angefordert haben, Glückwunschschreiben usw. vernichten Sie, gleich nachdem Sie oder Ihr Chef sie zur Kenntnis genommen haben. Damit haben Sie bereits einen Stapel Papier vom Tisch.
Stufe 2:
Sie haben den Vorgang im ersten Schritt bearbeitet, müssen ihn aber noch über einen bestimmten Zeitraum überwachen bzw. zur Hand haben, weil Sie Rückfragen erwarten. Heben Sie Dokumente, die sich in dieser Phase befinden, in einer gut zugänglichen Zentralablage auf. Solche Dokumente mit „Prüfwert“ sind beispielsweise Anfragen, Angebote, Bewerbungsschreiben.
Stufe 3:
Der Vorgang ist abgeschlossen. Prüfen Sie, ob Sie ihn jetzt gleich wegwerfen können oder in der Ablage aufbewahren müssen. Wenn Sie den Vorgang aufheben müssen, wählen Sie dazu am besten die Ablageform in Aktenordnern, sortiert nach Themengebiet und Alphabet. Andernfalls heben Sie ihn so lange in einer platzsparend angelegten Altablage auf, wie es die gesetzlichen oder unternehmensinternen Richtlinien vorschreiben.
Überprüfen Sie diese langfristige Ablage einmal jährlich:
Wie lange müssen Sie die Vorgänge nach den gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien aufbewahren? Nur die wenigsten Dokumente müssen „für immer“ abgelegt werden. Dazu gehören z. B. Gesellschafterverträge, Patente, Testamente.
Von allem anderen Ablageballast können Sie sich immer zu Jahresbeginn teilweise befreien
und alle Dokumente wegwerfen, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2007 finden Sie in Ihrem Abonnentenbereich www.assistenz.com, Passwort: termin.
Weitere praktische Tipps für Ihre Ablage:
- Vermeiden Sie Doppelablagen. Statt Kopien für mehrere Seiten umfassende Dokumente anzufertigen, legen Sie lieber eine Notiz in die Ablage, bis das Originaldokument zu Ihnen zurückkommt. Oder noch besser: Verfolgen Sie die Dokumente, die im Umlauf sind, über Outlook. Tragen Sie den Termin ein, wann das Dokument wieder bei Ihnen eintreffen soll und wer es in Bearbeitung hat.
- Nutzen Sie das Intranet, sofern es das in Ihrem Unternehmen gibt. Stellen Sie Unterlagen, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben sollen, im Intranet in elektronischer Form zur Verfügung. Die Papierablage fällt dann weg.
- Nehmen Sie sich täglich fünf Minuten Zeit für Ihre Zwischenablage.Halten Sie diese immer aktuell. Was kann bearbeitet werden und dann in die langfristige Ablage oder sogar vernichtet werden?
Weitere Tipps zum Thema 'Ablage' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside