Sie brauchen Hilfe im Sekretariat?
Stellen Sie sich folgende Situation einmal vor: Die Ablage quillt über. Auch das Archiv müsste mal wieder kräftig entrümpelt werden. Doch Ihr Chef hält Sie laufend auf Trab, sodass diese Arbeiten immer länger liegen bleiben. „Eine Aushilfskraft muss her“, denken Sie bei sich. Doch bevor Sie Ihrem Chef diese Idee präsentieren, sollten Sie durchrechnen, was diese Kraft das Unternehmen wirklich kostet.
Um zu ermitteln, was ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen wirklich kostet, gehen Sie einfach so vor, wie es auch Ihre Personalabteilung oder Ihr Chef machen würde, wenn dieser die genauen Personalkosten ermitteln möchte. Und dazu schauen Sie sich die verschiedenen Kostenblöcke an, die eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter „produziert“: Sie addieren zunächst Bruttogehalt und die Personalnebenkosten. Doch das sind noch nicht alle Lohnnebenkosten. Orientieren Sie sich deshalb an der Tabelle, die Sie auf Seite 2 finden – denn so können Sie keinen Posten vergessen!
Übersicht: So kalkulieren Sie selbst schnell und perfekt die Personalkosten
Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen gesetzliche Unfallversicherung
Ca. 21 % vom Bruttolohn. Bei einer Kraft, die beispielsweise 1.500 € im Monat kostet, muss das Unternehmen also hier 315 € hinzurechnen.
Insolvenzgeld
Hängt von Berufsgenossenschaft und Gefahrenklasse ab, in die Ihr Betrieb eingeordnet ist; Richtwert: 2,50 € je 1.000 € Verdienst/Jahr.
Umlagen für die Entgeltfortzahlung
Das sind 0,08 € je 100 € Bruttolohn – im obigen Fall also 1,20 €/Monat.
Im Krankheitsfall und Mutterschutzversicherung, auch Umlage U1 und U2 genannt
Es gibt in Deutschland noch eine Umlage für Arbeitgeber mit maximal 30 Arbeitnehmern, aus der Zuschüsse für die Entgeltfortzahlung oder die Kosten des Arbeitgebers für Aufwendungen beim Mutterschutz (alle Arbeitgeber) gezahlt werden. Diese Umlage beträgt ca. 2 % des Bruttolohns. Im obigen Fall also 30 € im Jahr.
Lohnfortzahlung bei Krankheit
Kalkulieren Sie mit 10 Tagen Krankheit/Jahr; das kostet ca. 1/2 Bruttogehalt zzgl. Arbeitgeberanteil pro Jahr, im obigen Fall also 750 € plus 21 % davon, also 157,50 €.
bezahlter Erholungsurlaub
Bezahlter Urlaub = ca. 1 Bruttogehalt zzgl. Arbeitgeberanteil pro Jahr und möglicherweise zuzüglich Urlaubsgeld (z.B. 30 % vom Bruttolohn). Im Fall mit der 1.500-€-Aushilfe also 1.500 €, die aber mit dem laufenden Lohn abgegolten sind, die Zeit ist halt nur „unproduktiv“. Und 450 € Urlaubsgeld.
Weihnachtsgeld
Z. B. 70 % des Brutto-Monatsgehalts – je nach Regelungen in Ihrem Unternehmen. Macht bei einer 1.500-€-Kraft 1.050 € aus.
Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Überstundenzuschläge etc.
Auch hier müssen Sie die Regelungen in Ihrem Unternehmen zugrunde legen. Das Unternehmen kann beispielsweise für den Arbeitnehmer steuerfrei ein Job-Ticket bis zur Höhe von 44 € im Monat übernehmen. Der Arbeitgeber muss das dann mit 15 % pauschal versteuern. Kosten für ihn: 50,60 €.
Dazu müssen Sie die notwendigen zusätzlichen Investitionen einrechnen: EDV-Arbeitsplatz, Schreibtisch für Ablagevorbereitung, Telefongebühren, anteilige Büromiete. Und auch die Einarbeitung kostet Geld. Während der ersten drei Monate wird die neue Mitarbeiterin noch nicht die volle Leistung bringen und das Unternehmen Zeit – und damit Geld – kosten.
Und so viel kostet die neue Mitarbeiterin dann tatsächlich:
| Ihre Werte | Beispie |
| Bruttogehalt 1.500 € x 12 Monat | 18.000 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 21 %) | 3.780 € |
| Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft (im Beispiel: Mindestbeitrag der Verwaltungsberufsgenossenschaft) | 81 € |
| Insolvenzgeld (Mindestbeitrag) | 60 € |
| Kleinunternehmer-Umlage U1 und U2 für Arbeitnehmer | 30 € |
| Lohnfortzahlung (1/2 Bruttogehalt + 21 %) | 908 € |
| bezahlter Urlaub/Weihnachtsgeld (= 1 Bruttogehalt + 21 % Sozialabgaben) | 1.270 € |
| sonstige soziale Aufwendungen (z.B. Fahrtkostenerstattung), hier 12 mal 50,60 € | 607 € |
| Abschreibung für Arbeitsplatzeinrichtung | 500 € |
| Sachkosten (Telefon, Büromiete etc.) | 3.000 € |
| Einarbeitung (in den ersten 3 Monaten arbeitet der Arbeitnehmer weniger produktiv und bindet Arbeitszeit von den Einarbeitenden) | 2.000 € |
| Summe Kosten im ersten Jahr: | 30.236 € |
Sie sehen: Ihre Mitarbeiterin, die 1.500 € brutto im Monat verdient, kostet das Unternehmen im ersten Jahr 30.236 €
im Jahr!