E-Mails - Fluch oder Segen? Das fragen sich mittlerweile viele Sekretärinnen, die eine Menge E-Mails verschicken und meist noch wesentlich mehr Eingänge zu verzeichnen haben. Viele von ihnen haben manchmal das Gefühl, dass das Lesen, Sortieren und Bearbeiten von E-Mails den Tag bestimmt.
Wenn auch Sie unter der E-Mail-Flut "leiden", hilft Ihnen sicher der eine
oder andere der folgenden Tipps, die ich im Newsletter Office Korrespondenz aktuell gefunden habe, den Zeitfresser E-Mail in den Griff zu bekommen.
E-Mail Problem 1: Ihr E-Mail-Eingang quillt über
Ursache 1
Sie enthalten per E-Mail Informationen, die Sie noch nicht ausgewertet haben.
So schaffen Sie Abhilfe
Verwerten Sie die Inhalte Ihrer E-Mails gleich, nachdem Sie sie gelesen haben. Zum Beispiel übertragen Sie wichtige Adressdaten sofort in Ihre Verzeichnisse.
Ursache 2
Sie heben eingegangene Mails auf, die Sie bereits per E-Mail beantwortet haben.
So schaffen Sie Abhilfe
Löschen Sie die eingegangene E-Mail umgehend nach dem Versand Ihrer Antwort. Denn die Originalnachricht inklusive Ihrer Antwort befindet sich ja im Ordner "Gesendet".
E-Mail Problem 2: Sie bekommen zu viele E-Mails
So schaffen Sie Abhilfe
Kündigen Sie alle Newsletter, die Sie nicht benötigen und die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Bitten Sie die Absender von Werbe-E-Mails, Sie aus ihrer Adressliste zu streichen. Sie können so die Zahl der E-Mail-Eingänge erheblich reduzieren. Bitten Sie auch die Kollegen, Sie nicht bei jeder E-Mail auf "cc" zu setzen, sondern nur bei den E-Mails, die auch wirklich wichtige Informationen für Sie enthalten.
E-Mail Problem 3: Sie sehen zu häufig nach, ob eine neue E-Mail eingetroffen ist
So schaffen Sie Abhilfe
Schalten Sie den Messenger ab. Er lenkt Sie von Ihrer Arbeit ab. Und nichts ist so wichtig, dass Sie stündlich nachschauen müssten. Legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie nach neuen E-Mails schauen. Wenn Sie bisher jede eingehende E-Mail sofort gelesen haben, probieren Sie, der Versuchung zu widerstehen. Schauen Sie zu den festgelegten Zeiten in den Posteingang. Sie werden die Erfahrung machen, dass Sie wesentlich konzentrierter arbeiten können und nichts passiert, wenn Sie Ihre E-Mails für zwei oder drei Stunden unbeachtet lassen (es sei denn, Sie erwarten eine wichtige Information per E-Mail).
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie im Newsletter Office Korrespondenz aktuell.