Kennen Sie diese Tage, an denen nichts so ist wie sonst? Telefonate, neue Informationen zu eigentlich schon fast abgeschlossenen Vorgängen, das EDV-Firmennetzwerk streikt mal wieder – und Ihre Aufgabenliste war ohnehin randvoll?
Er taucht immer wieder auf, unvermutet und heimtückisch: der gefürchtete Chaostag. Sicher ist: Wenn Sie diesen ungleichen Kampf auf allen Fronten unvorbereitet aufnehmen, wird alles noch schlimmer. Vergessen Sie wagemutigen Ehrgeiz („Ich schaffe das trotzdem alles“).
Besser gehen Sie ruhig und konzentriert nach folgendem Zwei-Schritte-Plan vor:
1. Sortieren Sie weniger wichtiges aus – mit Hilfe der 7 W’s
Zwingen Sie sich, zehn Minuten lang nichts anderes zu tun, als Ihre Tagesplanung neu zu überdenken und zu sortieren. Überlegen Sie zunächst genau, was Sie heute nicht mehr tun sollten, obwohl Sie es eigentlich vorgenommnen hatten. Halten Sie sich da bei an die 7 W’s (siehe Kasten).
2. Neuen Tagesplan erstellen – die „Rote Liste“
Anschließend nehmen Sie ein Blatt farbiges A4-Papier zu Hand (sollten Sie stets auf Lager haben), am besten dünnen Karton in Rot. Auf dieser „Roten Liste“, mit der Sie diesen Tag jetzt bewältigen werden, definieren Sie Ihre Tagesziele neu:
- Tragen Sie zunächst Termine ein, die absolut unaufschiebbar sind.
- Drumherum platzieren Sie alle weiteren Aktivitäten, die Sie aus Ihrer To-do-Liste nicht streichen konnten.
Ihre Strategie: Sie verschwenden ab jetzt keinen Gedanken mehr an Dinge, die nicht auf dieser Liste stehen. Der farbige Karton unterstützt Sie dabei psychologisch: Für heute gilt nur noch diese auffällige Liste, nichts anderes!
Profi-Tipp:
An überquellenden Tagen hilft Ihnen auch die aus Japan stammende 3x1-Regel:
- Nur eine Minute pro Gespräch telefonieren.
- Nur eine Seite pro Brief schreiben.
- Nur eine Stunde Besprechung abhalten.
Die 7 W’s für Ihre blitzschnelle Aufgabenplanung
1. Welche Termine können Sie problemlos oder mit kalkulierbaren Konsequenzen verschieben oder absagen?
2. Welche Besprechung können Sie vertagen oder verkürzen?
3. Welche Telefonate oder Briefe können geschoben werden?
4. Welche sonstigen Aufgaben und Aktivitäten können Sie für heute streichen?
5. Welche(r) Mitarbeiter(in) kann Ihnen Wichtiges abnehmen?
6. Welche Tätigkeit(en) können Sie so zergliedern, dass Sie heute nur deren tagesaktuell wichtigsten Teil erledigen?
7. Welche Tätigkeit(en) können Sie verkürzen?
Aus: smartworking, Telefon (0228) 9550140