Noch nie waren Informationsbeschaffung und Informationsaustausch so einfach. Das Internet bietet zum Beispiel rund um die Uhr Zugang zu einer Flut von Informationen. Ein umfangreiches Tagespensum lässt Ihnen oft keine Zeit, alle Infos zu bearbeiten. Setzen Sie Prioritäten, damit Sie in der Flut der Informationen nicht untergehen! Damit Sie sich noch besser zurechtfinden und der Austausch zwischen Ihnen und Ihren Kollegen noch effizienter funktioniert, hat Assistenz & Sekretariat Inside 6 Tipps für Sie zusammengestellt. So behalten Sie bestimmt den Überblick.
1. Informationen filtern
Sortieren Sie die eingehenden Nachrichten nach Namen, Zeit, Anlass, Projekt, Verteiler. Definieren Sie Ihren persönlichen Filter!
2. Zeitpläne aufstellen
Legen Sie genau fest, wann Faxe, E-Mails und Eilanfragen beantwortet werden sollen. Markieren Sie alles entsprechend mit: umgehend, innerhalb einer Stunde, in den nächsten 3 Stunden, am selben Tag, morgen.
Das verschafft Ihnen einen Überblick über das Arbeitspensum, das vor Ihnen liegt, und beugt Überbelastungen vor. Und die Unterlagen, die Sie an Ihre Kollegen weitergeben, sind so sinnvoll sortiert.
3. Verkehrsregeln festlegen
Jede Nachricht sollte einen Vermerk darüber enthalten, wie und wann der Empfänger antworten sollte. So ersparen Sie sich das ständige Nachschauen, ob die Antwort schon da ist, und Sie können konzentriert an einer anderen wichtigen Aufgabe arbeiten.
Machen Sie sich elektronische Vermerke oder Wiedervorlagen für den Tag, an dem Sie die Antwort erwarten. So können Sie die Rückläufer einfach und sicher kontrollieren und, falls die Nachrichten noch nicht bei Ihnen eingegangen sind, anmahnen.
4. Setzen Sie das richtige Medium ein
In einer frühen Projektphase reicht ein zeitversetzter Infoaustausch per Fax oder Post sicherlich aus. Je näher der Termin einer Präsentation oder eines Meetings rückt, desto wichtiger ist es für Sie, in „Echtzeit“, also per Telefon, E-Mail oder in persönlichen Gesprächen, zu kommunizieren. Die Zeit wird knapper, auch für die Kommunikation in dieser Sache.
5. Nutzen Sie persönliche Kontakte
In einem persönlichen Gespräch erfahren Sie viele Dinge, die Ihnen sonst verborgen blieben.
Nach einer Unterhaltung können Sie besser einschätzen, wie Ihr Gegenüber informiert sein möchte, wann er am besten erreichbar ist, wann es in seinem Bereich am hektischsten ist und worauf er besonderen Wert legt. Beziehen Sie Ihre Kollegen in persönliche Kontakte mit ein – es lohnt sich!
6. Schaffen Sie einen gemeinsamen Ort
Alle Infos, die ein anstehendes Projekt betreffen, können mit Hilfe eines elektronischen Hinweises (Hyperlink) zu einer Website oder in eine E-Mail eingebunden werden. So haben alle Mitarbeiter eines Projekts den gleichen Informationsstand.
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