Ob Geschäftsessen, Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Messe-Brunch oder Konferenz: Eine stilvolle Einladung motiviert zur Teilnahme. Sie enthält alle wichtigen Informationen und gibt dem Adressaten das Gefühl, dass er geschätzt wird.
Diese Informationen gehören in eine Einladung
Wichtig sind alle Angaben, die der Gast braucht, um gut vorbereitet und pünktlich am richtigen Ort erscheinen zu können:
- Gastgeber
- Anlass
- Zeit (am …, von … bis …)
- Ort
- mit oder ohne Begleitung?
- ggf. Bewirtung
- ggf. Agenda
- ggf. Bekleidungsvermerke
- eventuelle Kosten (Kursgebühren, Übernachtung)
- Zu- oder Absage bis …
Schicken Sie Ihrer Einladung eine Anfahrtsskizze mit
Vergessen Sie dabei auch diejenigen Gäste nicht, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, und zeichnen Sie z. B. Bahnhof, Bus- oder U-Bahnlinie mit ein.
Der Hinweis auf die passende Kleidung darf in einer Einladung nicht fehlen
Die vielen Anfragen in der Redaktionssprechstunde zeigen: Viele Menschen sind unsicher, was Sie zu welchem Anlass tragen sollen. Ein Hinweis in der Einladung auf die passende Kleidung kann ihnen diese Last nehmen. Bekleidungsvermerke werden dabei traditionell nur für die Herrenkleidung gegeben, z. B. "dunkler Anzug" oder "Smoking". Frauen wählen ihre Kleidung dem Dresscode der Herren entsprechend, haben jedoch eine größere Auswahl. Ob femininer Hosenanzug oder das kleine Schwarze: Weder Hosen noch Röcke lassen sich heutzutage vorschreiben.
Sie können heute den Vermerk in Ihrer Einladung aber auch zwangloser formulieren, z. B.: "Anzug und Kostüm können Sie im Schrank lassen. Mit bequemer Tageskleidung sind Sie passend angezogen."
Wenn Ihr Gast die Übernachtung selbst zahlen soll
Weisen Sie schon in der Einladung darauf hin, welche Kosten Ihr Gast selbst tragen muss. Dann gibt es hinterher keine Enttäuschungen:
"Für eine Übernachtung empfehlen wir Ihnen _____________ [Name des Hotels, Anschrift, Telefonnummer]. Bis zum __.__.____ wird dort ein Zimmerkontingent für unseren Workshop frei gehalten. Die Kosten für ein Einzelzimmer mit Frühstück liegen zwischen 60 und 100 €. Bitte denken Sie an eine rechtzeitige Reservierung."
Einladungen mit Antwortmöglichkeit = Planungssicherheit für Sie
Und eine bequeme Sache für Ihren Gast! Legen Sie daher Ihrer Einladung immer eine Antwortkarte oder ein Antwortfax für eine einfache Zu- oder Absage bei:
Antwortfax
Faxnummer: (01 23) 456 78
- Ich nehme teil und bringe ___ Personen mit.
- Ich kann leider nicht kommen.
Datum, Unterschrift
Der große Knigge – Sicher auftreten bei geschäftlichen, offiziellen und privaten Anlässen
Die Einladung per Telefon, Fax, E-Mail oder Post?
Zu einem feierlichen Anlass gehört eine stilvolle Einladung – per Post. So
heben Sie die Wichtigkeit eines Anlasses und die Wertigkeit Ihres Adressaten hervor. Verwenden Sie z. B.:
Gedruckte Einladungskarten bei
- Geschäftseröffnungen
- Firmenjubiläen
- Tagungen
- Empfängen
- Festakten
- Banketten
- Ehrungen
Personalisierte Serienbriefe für Ihre Einladung bei:
- Arbeitstreffen
- Tag der offenen Tür
- Messen
- Vortrags- und Informationsveranstaltungen
- Betriebsfesten
- Filialeröffnungen
Persönliche Einladungsbriefe bei:
- kleinem Gästekreis
- seltenen Anlässen
- Ehrengästen
Der große Knigge – Mit Takt und Stil zum Ziel
Keine Massenabfertigung
Verwenden Sie keine Adressaufkleber oder Umschläge mit Adressfenstern für Ihre Einladung, wie sie bei Rechnungen und Werbesendungen üblich sind. Bedrucken Sie stattdessen fensterlose Hüllen oder schreiben Sie die Adresse per Hand darauf. Nehmen Sie auch nicht die Frankiermaschine. Eine echte Briefmarke, am besten eine schöne Sondermarke, gibt Ihrer Einladung das gewisse Etwas.
Formlos und schnell – je nach Anlass der Einladung
Fax und E-Mail eignen sich nur für alltägliche oder regelmäßige Anlässe, wie z. B. die Einladung zu einer Team-Besprechungen. Auch können Sie eine zuvor erfolgte mündliche Einladung auf diesem Weg kurz bestätigen oder eine ausführliche schriftliche Einladung schon vorab ankündigen. Das Telefon ist eine gute Wahl, wenn es darum geht, mehrere Personen an einem einzigen Termin zusammenzubringen. In diesem Fall sollten Sie aber möglichst eine schriftliche Einladung hinterherschicken.