Als Sekretärin und Assistentin sind Sie täglich mit einer Datenflut konfrontiert. Angefangen bei der Korrespondenz über unzählige E-Mails bis zu Rundschreiben, Zeitungen, Berichte, Handbücher und Fachliteratur. Diese Datenflut, die Sie tagtäglich bewältigen sollen, nehmen Sie zu 95 Prozent über die Augen wahr. Und die Masse des täglichen Lesestoffs ist enorm!
Die meisten Informationen, ob für sie interessant oder nicht, müssen Sie aber aufnehmen, weil Sie ja nur durch das Lesen Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können. Dazu brauchen Sie viel Zeit und Energie.
Es gibt eine Vielzahl von Schnelllesemethoden. Doch diese haben nicht nur Befürworter. Walter Uwe Michelmann, Gründer der Deutschen Gesellschaft für berufliches Lesen, sagt dazu: "Der Versuch, das in der Grundschule erlernte Lesen zu verändern, ist quasi ein Eingriff in den Kopf."
Er rät: "Versuchen Sie nicht schneller zu lesen, sondern effizienter. Denn wer zu schnell liest, blockiert das Verstehen."
Beherzigen Sie deshalb die folgenden 9 Tipps:
1. Bereiten Sie Ihre Lesearbeit vor.
Überlegen Sie schon vorher: Was will ich aus dem Text herausholen? Welches ist mein Leseziel? Beispiele: Unternehmenskennzahlen, keine theoretischen Hintergründe, sondern nur praxisrelevante Fakten, Zitate einer bestimmten Person usw. So gewinnen Sie Zeit. Orientieren Sie sich während des gesamten Lesevorgangs an Ihrem Leseziel.
2. Arbeiten Sie mit Stichwörtern.
Damit Sie sich nicht unnötig an bestimmten Stellen einer Lektüre festlesen, schreiben Sie das Stichwort, zu dem Sie eine Information suchen, auf einem Notizzettel. Diesen legen Sie neben die Lektüre. Zwischendurch werfen Sie immer wieder einen Blick darauf – und schon werden Sie wieder an Ihr eigentliches Leseziel erinnert, wenn Sie sich an anderer Stelle festgelesen haben.
3. Lesen Sie aktuelle Texte sofort.
Wenn möglich nur Titel, Gliederung und Zusammenfassung und dann weg damit. Wenig sofort zu lesen ist besser als der Vorsatz, vieles später zu lesen. Der Lesestapel wird immer größer und bereitet nur Frust.
4. Machen Sie sich Notizen.
Notieren Sie die Ergebnisse Ihrer Lektüre schon während des Lesens. Versuchen Sie dabei, Ihre Notizen zu strukturieren, zum Beispiel indem Sie ein Textbild erstellen: Sie schreiben Schlüsselwörter auf das Papier, die Sie mit Pfeilen verbinden. Wenn Sie die Notiz wieder zur Hand nehmen, können Sie sich so besser an die Struktur und den Inhalt des Textes erinnern.
5. Verwenden Sie keine Textmarker oder farbige Unterstreichungen.
Die grellen Farben reizen die Augen zu stark. Sie werden reflexartig angezogen und damit vom Inhalt abgelenkt. Umranden Sie besser mit Kugelschreiber oder Bleistift.
6. Lesen Sie "quer".
In vielen Fällen suchen Sie Informationen mit einem bestimmten Schlüsselwort. Suchen Sie gezielt nach diesem Schlüsselwort, indem Sie „quer“ lesen. Lassen Sie Ihren Finger slalomartig über die Seiten gleiten und folgen Sie ihm mit den Augen. Wiederholen Sie gedanklich das gesuchte Wort immer wieder. So finden Sie die gewünschte Information schnell, ohne den gesamten Text vollständig lesen zu müssen.
7. Sorgen Sie für Ungestörtheit.
Irrtümlicherweise nehmen viele an, die Lesearbeit könnten sie sich für Zeiten aufheben, in denen sie nicht so konzentriert sind. Falsch! So brauchen sie viel länger und hängen Ewigkeiten über einem Text. Bewegung außerhalb des Textfeldes z. B. ist der Konzentrationskiller Nummer eins. Denn jede Bewegung innerhalb unseres Gesichtsfeldes wird registriert und lenkt vom Lesen ab. Räumen Sie daher alle störenden Elemente um Ihren Text herum weg, und sorgen Sie für eine ausreichende Beleuchtung. Ablenkung erzeugen auch mehr oder weniger laute Geräusche. Nur wenn Sie sich ungestört und vollständig auf Satzmelodie und Sprachrhythmus eines Textes einlassen, können Sie Ihre Leseleistung steigern.
8. Setzen Sie sich nicht unter zu großen Zeitdruck.
Wer sich ständig zum schnelleren Lesen antreibt, arbeitet kontraproduktiv. Lesestress führt zu häufigeren Lesepausen und somit zu mehr Zeitverlust. Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie wichtige Stellen überlesen.
9. Markieren Sie die Stelle, an der Sie zu lesen aufgehört haben.
Am besten, Sie kleben ein Post-it unter die letzte Zeile. Bei Unterbrechungen können Sie später sofort an der richtigen Stelle weiterlesen und verlieren keine Zeit.
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